Checklist para organizar la visita a la feria anual

Una visita a la feria anual requiere más que comprar las entradas. Primero necesitas saber quién participa, qué necesidades tiene cada persona y cómo llegará el grupo. Después conviene cerrar el transporte, la reserva conjunta y la ruta accesible antes de enviar las instrucciones finales. Esta checklist reúne la preparación de los días previos y la coordinación del punto de encuentro, para que el grupo llegue informado y nadie quede sin entrada, comida o contacto de emergencia.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar la lista de participantes
Reservar transporte
Hacer una reserva de grupo
Gestionar las entradas
Comprobar la ruta accesible
2 personas
Definir los puntos de descanso
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir mapas de ruta
Preparar los kits de participantes
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Confirmar el transporte y la ruta
Dar instrucciones a los asistentes
4 personas

Evento

Habilitar el punto de encuentro
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
4 personas
Comprobar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar los acuerdos del grupo
Acompañar al grupo al mercado
4 personas
Acompañar la visita libre al mercado
4 personas
Repartir bebidas y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el descanso
3 personas
Coordinar la comida de grupo
4 personas
Volver a contar a los participantes
2 personas
Comunicar el punto de salida
2 personas
Guiar al grupo hasta el punto de salida
4 personas
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
Llevar al grupo de vuelta al punto de salida
4 personas
Hacer que los participantes bajen con seguridad
4 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Documentación

Listas de participantescant. 4
Mapas de rutacant. 30
Formularios de contacto de emergenciacant. 30
Entradascant. 30

Comunicación

Tarjetas de nombrecant. 30
Portabadgescant. 30
Walkie-talkiescant. 4
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4

Mobiliario

Sillas plegablescant. 6
Mesas plegablescant. 2

Catering

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platos reutilizablescant. 35
Cubiertos reutilizablescant. 35

Cocina

Bandejas de servircant. 6
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Desinfectante de manoscant. 3
Chalecos reflectantescant. 4

Práctico

Paraguascant. 6
Bolsas de compra plegablescant. 6
Papeleracant. 3

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y registra nombre, teléfono y preferencias dietéticas de cada participante. Así puedes ajustar la compra y preparar las tarjetas de nombre sin improvisar.
Confirma el transporte y la ruta entre 48 y 72 horas antes. Comparte la hora, el punto de encuentro y los posibles descansos; si hay una reserva de grupo, verifica también el número exacto de plazas.
Envía la información final 24 horas antes: previsión meteorológica, mapa de ruta, entradas, horario y teléfono de la persona coordinadora. Lleva una copia impresa de la lista de participantes y de los contactos de emergencia.
Prepara los kits y las neveras portátiles la víspera. Carga teléfonos y baterías externas, añade agua y comida según las preferencias registradas y comprueba que haya vasos, platos y cubiertos reutilizables para todo el grupo.
Llega al punto de encuentro entre 20 y 30 minutos antes. Coloca las mesas y sillas si hacen falta, reparte las tarjetas con nombres, comprueba la asistencia y explica en menos de 5 minutos los acuerdos del grupo y qué hacer si alguien se separa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a la feria anual?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar transporte o entradas. Deja cerrados los datos del grupo al menos 7 días antes y confirma todo de nuevo entre 48 y 72 horas antes.
¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?: Pídelas al inscribirse y fija el plazo de respuesta 7 días antes de la visita. Con esa información puedes calcular la compra, preparar las neveras portátiles y evitar tener que buscar comida alternativa el mismo día.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al punto de encuentro?: Llega entre 20 y 30 minutos antes de la hora indicada para preparar el espacio, revisar la lista y repartir las tarjetas de nombre. Si el grupo usa transporte reservado, añade otros 10 minutos de margen para no perder la salida.
¿Qué información enviar a los participantes el día anterior?: Envía la hora y el punto de encuentro, la ruta, el pronóstico del tiempo, las instrucciones de transporte, el contacto de emergencia y cualquier indicación sobre entradas o comida. Hazlo unas 24 horas antes y conserva una copia impresa para la coordinación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.