Checklist pour organiser un tournoi des vétérans
Un tournoi des vétérans se prépare sur plusieurs semaines, même lorsque les équipes se connaissent déjà. Il faut verrouiller la date, les terrains et la cantine avant de lancer les invitations, puis suivre les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’équipe. La dernière semaine sert à finaliser les matchs, les arbitres, les bénévoles, les récompenses et les achats. Le jour J, prévoyez du temps pour contrôler les vestiaires, installer les buts et mettre en place l’accueil et le service traiteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Réserver la cantine
Définir le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les équipes et les personnes de contact
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser les arbitres
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et les coupes
Imprimer les formulaires de match
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier le terrain et les vestiaires
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables de compétition
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les prix
Animer le briefing des arbitres
4 personnes
Événement
Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Distribuer le matériel de compétition
2 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Récupérer le matériel de compétition
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les terrains de sport
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cantine
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 50
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables hautesqté 4
Matériel de sport
- Buts de footballqté 4
- Ballons de footballqté 12
- Chasubles d’entraînementqté 40
- Cônesqté 40
- Balisage de terrainqté 8
- Sifflets d’arbitreqté 6
- Chronomètresqté 4
- Pompe avec aiguillesqté 2
- Filets de rechangeqté 2
- Trophée du gagnant
- Médaillesqté 50
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Chargeurs de téléphone portableqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Ciseauxqté 4
- Louchesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Drapeaux du clubqté 6
- Nappesqté 10
- Panneau de table des prix
Administration
- Formulaires d’inscriptionqté 100
- Fiches de matchqté 40
- Sets de stylosqté 6
- Presse-papiersqté 8
- Étiquettes nominativesqté 120
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets pour les signaleursqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver les terrains et la cantine, puis définissez le format du tournoi avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le programme.
- Demandez à chaque équipe un contact unique et les besoins alimentaires de ses participants. Fixez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant le tournoi afin de pouvoir établir les groupes et les horaires.
- Finalisez les arbitres, les bénévoles et le planning des matchs au plus tard 7 jours avant l’événement. Envoyez ensuite aux participants les heures d’arrivée, les règles, le stationnement et les informations sur les repas.
- Contrôlez le matériel sportif la veille : buts, ballons, chasubles, cônes, sifflets, chronomètres, pompe et filets de rechange. Refroidissez les boissons et rassemblez aussi les rallonges, multiprises et chargeurs avant l’ouverture du site.
- Le matin du tournoi, prévoyez 2 à 3 heures pour vérifier le terrain et les vestiaires, délimiter les espaces, installer les buts, les tables et le comptoir d’inscription. Gardez les formulaires de match, les prix et les coupes à portée de main plutôt que dans un véhicule fermé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi des vétérans ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les terrains et la cantine, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les arbitres et les bénévoles.
- Quand clôturer les inscriptions au tournoi des vétérans ?
- Fixez la clôture 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer le planning des matchs.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations principales 7 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les horaires, le format des matchs, le lieu d’accueil, les repas et ce que chaque équipe doit prévoir.
- Combien de temps prévoir pour installer le tournoi le jour J ?
- Réservez 2 à 3 heures avant le premier match. Ce créneau couvre le contrôle du terrain et des vestiaires, l’installation des buts, des tables, du balisage et du comptoir d’inscription, ainsi que la préparation du service traiteur.
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