Checklist pour organiser un tournoi de water-polo de plage

Un tournoi de water-polo de plage demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut réserver le lieu, vérifier la qualité de l’eau, obtenir les autorisations et fixer un format compréhensible pour les équipes. Cette checklist de 71 tâches et 52 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’au briefing du jour J. Elle couvre aussi les arbitres, les secours, les inscriptions, la météo et le rangement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Contrôler la qualité de l’eau
Définir le format du tournoi
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Contacter les arbitres
Organiser le personnel de premiers secours
Faire les réservations
Publier la page du tournoi
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix et les coupes
Traiter les inscriptions de l'équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les arbitres
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Publier la composition des équipes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer l’administration du tournoi
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter le terrain de jeu
4 personnes
Installer les buts et les filets
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Préparer les cartes du match
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les badges et les t-shirts d’équipe
2 personnes
Tenir une réunion des capitaines
2 personnes
Assurer l’ouverture et les explications du jeu
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Chronométrer
2 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Soutenir les premiers secours
2 personnes
Préparer les finales
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Assurer le dernier tour de boissons
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter le terrain de jeu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Stocker les matériaux en toute sécurité
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Buts de water-poloqté 2
Filets de butqté 2
Ballons de water-poloqté 12
Lignes de terrain
Poids d'ancrageqté 12
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 3
Panneaux de scoreqté 2
Chasubles d’équipeqté 80
Lunettes de rechangeqté 4
Caisses de rangement étanchesqté 6

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Gobelets à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Drapeaux de plageqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux de numéro d’équipeqté 8
Fond de scène

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Étagères de séchageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les déclarations, les réservations et le contrôle de la qualité de l’eau.
Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez le nombre de joueurs par équipe, la durée des matchs, les règles de classement et l’heure de convocation.
Ne confiez pas la sécurité au dernier moment : confirmez l’équipe de premiers secours, les arbitres et la répartition des bénévoles au moins 10 jours avant le tournoi.
Préparez le matériel par zone : terrain, arbitrage, inscription et accueil. Vérifiez notamment les buts, filets, lignes, poids d’ancrage, chronomètres et panneaux de score la veille.
Envoyez les informations pratiques aux participants 3 à 5 jours avant l’événement : horaires, composition des équipes, besoins alimentaires, accès, équipement à prévoir et conduite à tenir selon la météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de water-polo de plage ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, gérer les autorisations, contrôler l’eau, recruter les arbitres et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de water-polo de plage ?: Ouvrez-les dès que le format, le règlement et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le tournoi. Fermez-les au moins 7 jours avant afin de traiter les équipes et publier leur composition.
Quand vérifier la météo avant le tournoi ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant. Envoyez les consignes définitives aux participants dès que la décision concernant le maintien ou les horaires est prise.
Quel matériel faut-il vérifier la veille d’un tournoi de water-polo de plage ?: Contrôlez les buts, filets, ballons, lignes de terrain, poids d’ancrage, sifflets, chronomètres, panneaux de score et chasubles. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les batteries et le mégaphone avant l’arrivée des équipes.

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