Checklist pour organiser un tournoi de handball

Un tournoi de handball demande surtout une bonne coordination entre les équipes, les arbitres, les bénévoles et le gymnase. Commence par fixer la date et réserver les terrains, puis avance vers les inscriptions, le règlement et le planning des matchs. Les dernières vérifications concernent le matériel, les repas, les dossiers des équipes et l’accueil sur place. Le plan ci-dessous regroupe 75 tâches et 61 fournitures pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les écoles participantes
2 personnes
Envoyer le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser les arbitres
2 personnes
Prévoir un secouriste
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les terrains de jeu
2 personnes
Confirmer les coordonnées
Publier le programme
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Gonfler les ballons
2 personnes
Créer des numéros pour les équipes
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les dossiers du tournoi
2 personnes
Imprimer les plans
Imprimer les formulaires de match
2 personnes
Envoyer des notifications aux participants

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Installer le comptoir du tournoi
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains
4 personnes
Vérifier les buts de handball
2 personnes
Fixer les filets de but
2 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Distribuer les balles de match
2 personnes
Encadrer les remplaçants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les aires de jeu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Vérifier le sol du gymnase
2 personnes
Retirer les panneaux et affiches
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Trier les matériels retournés
3 personnes
Restituer le matériel de sport
2 personnes
Envoyer les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 12
Porte-manteauxqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Ballons de handballqté 12
Buts de handballqté 2
Filets de butqté 2
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 30
Chasubles d’entraînementqté 24
Ballons de rechangeqté 4
Filets à ballesqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles pour pompeqté 10
Siffletsqté 8
Cartons de l'arbitreqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Bracelets d’équipeqté 16
Chariots à ballonsqté 2
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Épingles de sûretéqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeursqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Tasses à caféqté 80

Catering

Bains-marieqté 4
Pinces à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 20
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 6
Courses

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 16
Rubans de podiumqté 2
Nappesqté 10
Présentoir des prix
Bannière de début et de finqté 2

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4

Conseils

Clôture les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de vérifier les coordonnées de chaque équipe, les besoins alimentaires et le nombre de matchs possible.
Prépare le planning après avoir confirmé les équipes et les arbitres. Garde une marge de 5 à 10 minutes entre deux matchs pour les changements de terrain et les retards.
Contrôle le matériel sportif la veille : ballons, filets, sifflets, chronomètres, panneaux de score et pompes. Prévois les ballons de rechange et les aiguilles, souvent oubliés jusqu’au matin même.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Désigne clairement les personnes chargées de l’accueil, du terrain, des scores, des collations et de l’orientation vers le parking.
Prépare les dossiers du tournoi et les numéros d’équipe la veille. Refroidis les boissons et prépare les encas suffisamment tôt pour éviter une file d’attente pendant les matchs.

Questions fréquentes

Quand réserver un gymnase pour un tournoi de handball ?: Réserve le gymnase idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer les terrains disponibles, les vestiaires, les tables et les chaises nécessaires à l’accueil.
Combien de temps avant faut-il envoyer les inscriptions ?: Envoie le formulaire d’inscription 6 à 8 semaines avant le tournoi et fixe une date limite 10 à 14 jours avant l’événement. Tu pourras ensuite établir le planning avec des informations vérifiées.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de handball ?: Prévois au minimum un arbitre par terrain utilisé simultanément, plus une personne de réserve pour couvrir les pauses ou les imprévus. Confirme leurs disponibilités au moins 2 semaines avant le tournoi.
Que vérifier la veille d’un tournoi de handball ?: Vérifie les ballons, les buts, les filets, les chronomètres, les cartons, les panneaux de score et la trousse de premiers secours. Termine aussi les dossiers, les encas, les boissons et la répartition des bénévoles avant la fermeture du gymnase.

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