Checklist pour organiser un tournoi de football

Un tournoi de football demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut verrouiller les vestiaires, les équipes, les horaires, l’arbitrage et la circulation des participants avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations aux feuilles de match et aux rafraîchissements. Elle prévoit aussi les oublis fréquents : ballons de rechange, besoins alimentaires, météo, lots et contacts des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le terrain de football
Réserver les vestiaires
Définir la formule du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Définir les règles du jeu
2 personnes
Planifier les arbitres
2 personnes
Planifier les tables
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Créer les formulaires de match
Imprimer les feuilles de tableau de score
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Récupérer les prix
Rassembler le matériel
3 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Emballer les sacs de tournoi
2 personnes
Vérifier l’agencement du terrain
2 personnes

Événement

Inspecter le site
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les drapeaux
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester la musique
Tester la sonorisation
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les équipes
3 personnes
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Mettre à jour le programme des matchs
Orienter les équipes vers les terrains
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les temps de pause
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

Ranger les buts et le matériel de terrain
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Ranger les prix et le matériel
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 80
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de butqté 4
Ruban de délimitationqté 4
Traçage du terrainqté 2
Siffletsqté 8
Montres d’arbitreqté 8
Gilets bleusqté 20
Gilets jaunesqté 20
Brassards de capitaineqté 8
Lacets de rechangeqté 8
Filets à ballesqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 12
Sacs isothermes pour les blessuresqté 4
Gants de rechangeqté 2
T-shirts d’équipeqté 80
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Couvertures de survieqté 8
Ruban de sportqté 12
Bandes élastiquesqté 12
Pansementsqté 100
Compresses stérilesqté 30
Spray désinfectantqté 4
Poches de froid instantanéqté 20
Thermomètresqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Imprimante
Laminatrice
Téléphones portablesqté 4
Chargeursqté 6
Calculatricesqté 2
Chronomètresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermomètresqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Ramasse-miettesqté 2

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau départ et arrivée
Panneau du programme de la compétition
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Numéros de tableqté 8
Ruban de balisageqté 2
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Prix de podiumqté 3
Gobeletsqté 8
Rubans de médailleqté 80
Bac à médailles
Chemises à pinceqté 12
Stylosqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12
Papierqté 500
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Étendoirsqté 4
Serre-câblesqté 100
Flèches de directionqté 20
Badges des participantsqté 120

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Poubelles pour petits déchetsqté 6
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Conseils

Commencez par réserver le terrain et les vestiaires, puis fixez la formule du tournoi avant d’annoncer la date et les horaires. Sans cette base, les inscriptions et le programme devront souvent être corrigés.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi afin de confirmer la répartition des équipes, le nombre de matchs et les besoins alimentaires. Envoyez ensuite à chaque participant les horaires, les règles et les consignes pratiques.
Préparez un dossier par match avec la feuille de match, le tableau de score et les coordonnées des responsables. Prévoyez aussi un exemplaire vierge supplémentaire pour remplacer une feuille perdue ou remplie incorrectement.
Ne comptez pas uniquement sur les ballons utilisés pendant les matchs : rassemblez des ballons de rechange, une pompe, des aiguilles et des lacets de rechange avant l’arrivée des équipes. Contrôlez également les cônes, les filets et le traçage du terrain.
Organisez les boissons et les en-cas avant le premier coup de sifflet : remplissez les glacières, lavez et coupez les fruits, puis vérifiez la météo. Les tentes, tables, chaises et rallonges sont souvent réservées trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le terrain et les vestiaires, recruter les arbitres et ouvrir les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les équipes, imprimer les documents et rassembler le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de football ?: Clôturez-les idéalement 7 jours avant le tournoi. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, de répartir les équipes et d’établir un programme réaliste.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de football ?: Prévoyez au minimum 1 arbitre par terrain utilisé en même temps, plus 1 remplaçant pour couvrir les pauses ou les imprévus. Confirmez leur présence au plus tard 3 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de football ?: La veille, vérifiez la météo, l’accès au terrain, les vestiaires, les filets, les ballons, les feuilles de match et les glacières. Placez aussi les contacts des bénévoles et des arbitres dans un dossier accessible en moins de 5 minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.