Checklist pour organiser un tournoi de football

Un tournoi de football demande plus qu’un terrain et des ballons. Il faut verrouiller la date, le format et le programme avant d’ouvrir les inscriptions, puis suivre les équipes, les arbitres, les vestiaires et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, préparer les documents de match, répartir les chasubles et organiser l’accueil. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 74 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le format du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Finaliser les arbitres
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer la répartition de l’équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Publier le programme des matchs
Vérifier les équipements du lieu
2 personnes
Réserver les vestiaires
Envoyer les infos de parking
Commander les prix
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
Emballer les prix
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Vérifier les filets
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Ouvrir le tournoi
Accompagner les équipes vers les terrains
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Administrer les premiers secours en cas de blessure
2 personnes
Réapprovisionner les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Servir le buffet apéritif
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier le décompte final
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Bancsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Ballons de matchqté 8
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Gilets bleusqté 15
Gilets rougesqté 15
Gilets jaunesqté 15
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de butqté 4
Ruban de marquage au solqté 4
Siffletsqté 6
Cartons de l'arbitreqté 6
Pompe avec aiguillesqté 2
Filets de ballonqté 4
Tableaux de scoreqté 4
Presse-papiersqté 6
Chronomètresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Pansementsqté 4
Ciseaux de sécuritéqté 2
Bidons d'eauqté 4
Cagettes de boissonsqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Thermosqté 4
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Ouvre-bouteillesqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à lingeqté 20
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Raclettes de solqté 3

Catering

Courses

Décoration

Drapeaux de footballqté 12
Arceaux pour ballonsqté 2
Drapeaux d’équipeqté 12
Nappesqté 8
Prix or
Médaillesqté 60
Gobelet
Bracelets participantsqté 60
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Conseils

Fixez d’abord le format, la durée des matchs et le nombre d’équipes : ces choix déterminent le programme, le nombre d’arbitres, les vestiaires et le matériel nécessaire.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Prévoyez un délai de quelques jours pour relancer les équipes incomplètes et recueillir les besoins alimentaires avant de publier la liste définitive.
Ne gardez pas l’arbitrage pour la dernière semaine. Confirmez les arbitres avant de finaliser le programme, puis préparez les sifflets, chronomètres, cartons et formulaires de match au même moment.
Faites un contrôle physique du site quelques jours avant le tournoi : délimitez les espaces, vérifiez les buts, les filets, les vestiaires, les branchements et l’emplacement de l’accueil.
Le jour précédent, regroupez les prix emballés, les chasubles par couleur, les ballons de match et de rechange, les tableaux de score et les documents. Mettez les boissons au frais assez tôt pour qu’elles soient prêtes au coup d’envoi.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de football ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, définir le format, trouver les arbitres, ouvrir les inscriptions et publier le programme.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous pourrez ainsi finaliser la répartition des équipes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les horaires des matchs.
Quand confirmer les arbitres pour un tournoi de football ?: Confirmez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement, avant de figer le programme. Prévoyez ensuite un dernier rappel 48 heures avant le premier match.
Que préparer la veille d’un tournoi de football ?: La veille, contrôlez tout le matériel, imprimez les formulaires, triez les chasubles, emballez les prix et inspectez le site. Refroidissez aussi les boissons et regroupez les fournitures d’accueil dans un même espace.

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