Checklist pour organiser un tournoi de football en salle

Un tournoi de football en salle demande une coordination précise entre le gymnase, les équipes et le déroulement des matchs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle à la remise des prix. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : coordonnées complètes, besoins alimentaires, bénévoles de premiers secours, informations de parking et matériel de rechange. Utilisez le plan pour suivre les 82 tâches et rassembler les 59 éléments nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le gymnase
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées de l'équipe
Recueillir les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Prévoir des chronométreurs
Prévoir un bénévole de premiers secours
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer la répartition des poules
2 personnes
Publier le programme des matchs
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les infos de parking
Commander les prix
Vérifier les gilets d'équipe
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Gonfler les ballons
Commander les courses
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le kit de démarrage
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer le plan de salle
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Récupérer les clés
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le tableau des scores
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Indiquer les vestiaires
Installer les lots
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Ouvrir le tournoi
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les matchs de poule
4 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Tenir le tableau des scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Enlever les miettes et les éclaboussures
2 personnes
Encadrer les quarts de finale
4 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Encadrer la finale de consolation
4 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Démonter le tableau des scores
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les clés
Publier les résultats
Remercier les participants
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Chaises pliantesqté 20
Table du jury
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de futsalqté 8
Ballons de rechangeqté 2
Cônesqté 20
Gilets d’équipe bleusqté 10
Gilets d’équipe jaunesqté 10
Gilets d’équipe rougesqté 10
Gilets d’équipe vertsqté 10
Pompe avec aiguilles
Siffletsqté 4
Cartons de l'arbitreqté 4
Brassards de capitaineqté 4
Lacets de rechangeqté 4
Ruban de sportqté 6
Sacs isothermesqté 2

Équipement

Tableau d’affichage électronique
Chronomètre de compétition
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Système de sonorisation
Microphone
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Conteneurs isothermesqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 2

Décoration

Affiches du matchqté 6
Panneaux de flèchesqté 12
Étiquettes de table d'équipeqté 12
Coupes de prixqté 4
Rubans de médailleqté 40
Coupe itinérante
Banderolesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 3
Aspirateur
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : confirmez la date, les horaires d’accès et le temps disponible pour l’installation et le rangement. Sans cette marge, le premier match risque de commencer en retard.
Fixez le format et les règles avant d’inviter les équipes. Indiquez notamment la durée des matchs, le nombre d’équipes par poule, les critères de classement et la procédure en cas d’égalité.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les poules et le planning. Prévoyez au moins quelques jours pour vérifier les coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les horaires définitifs.
Ne comptez pas uniquement sur les arbitres : prévoyez aussi des chronométreurs et un bénévole formé aux premiers secours. Le jour du tournoi, attribuez clairement chaque poste avant l’arrivée des équipes.
Contrôlez le matériel sportif la veille et gonflez les ballons à l’avance. Gardez des ballons de rechange, une pompe avec aiguilles, des lacets, du ruban de sport et les chasubles par couleur au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un gymnase pour un tournoi de football en salle ?: Réservez-le dès que la date et le format sont suffisamment définis, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez aussi les horaires d’accès, car l’installation des tables, de l’inscription et du matériel demande du temps avant le premier match.
Quand faut-il publier le programme des matchs ?: Publiez un programme provisoire après la clôture des inscriptions et envoyez la version définitive quelques jours avant le tournoi. Transmettez à chaque équipe les horaires, les règles, les coordonnées utiles et les informations de parking.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi de football en salle ?: Prévoyez au minimum un bénévole à l’inscription, des chronométreurs pour les matchs et une personne dédiée aux premiers secours. Le nombre exact dépend du nombre de terrains et de matchs, mais évitez de donner plusieurs postes à la même personne pendant une rencontre.
Quand vérifier les ballons et les chasubles ?: Faites un premier contrôle quelques jours avant, puis une vérification complète la veille. Comptez les ballons, testez la pompe, triez les chasubles bleues, jaunes, rouges et vertes, et préparez le matériel de remplacement avant l’ouverture du gymnase.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.