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Checklist pour organiser un tournoi de basket

Un tournoi de basket réussi repose sur un calendrier précis, bien avant l’arrivée des équipes au gymnase. Il faut confirmer la salle, construire le programme, gérer les inscriptions et répartir les bénévoles, puis verrouiller les arbitres, les secours et le matériel sportif. Les derniers jours servent surtout à envoyer les informations définitives, préparer les documents de match et contrôler les ballons, les panneaux de score et la sonorisation. Cette checklist regroupe les 68 tâches et 57 fournitures à prévoir, dans l’ordre d’organisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date du tournoi

  • Réserver le gymnase

  • Établir le programme de la compétition

    2 personnes

  • Inviter les équipes

    2 personnes

  • Envoyer le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les coordonnées

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Finaliser les arbitres

  • Définir les membres du jury

  • Organiser le personnel de premiers secours

  • Envoyer les règles de la compétition

  • Envoyer le programme définitif

  • Vérifier la composition des équipes

    2 personnes

  • Définir les catégories de prix

    2 personnes

  • Commander des coupes et des médailles

  • Récupérer les clés du gymnase

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les consommations

    2 personnes

  • Imprimer les formulaires de match

  • Créer les badges des participants

    2 personnes

  • Imprimer le planning des bénévoles

  • Vérifier le matériel sportif

    2 personnes

  • Vérifier la pression des ballons

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Vérifier le revêtement de sport

    2 personnes

  • Installer les gradins et les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer les aires de compétition

    3 personnes

  • Installer les tableaux de score

    2 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Installer des panneaux de signalisation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Enregistrer les équipes

    3 personnes

  • Donner les consignes d’ouverture

    2 personnes

  • Encadrer les matchs

    8 personnes

  • Enregistrer les scores

    4 personnes

  • Surveiller les horaires de course

    2 personnes

  • Orienter les équipes vers les terrains

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les fruits et les en-cas

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Annoncer les pauses

  • Vérifier les scores finaux

    3 personnes

  • Encadrer la finale

    5 personnes

  • Remettre les prix

    3 personnes

  • Faire le discours d’adieu et de remerciement

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel sportif

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    5 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le gymnase

    5 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Désactiver les tableaux d’affichage

    2 personnes

  • Rapporter les clés

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Envoyer les résultats aux équipes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 80
  • Bancs de tribuneqté 12
  • Bancs de vestiaireqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

  • Ballons de basketqté 12
  • Ballons de basket de rechangeqté 4
  • Cônesqté 30
  • Giletsqté 40
  • Siffletsqté 8
  • Filet à ballonsqté 2
  • Chariot de matériel de ballesqté 2
  • Pompeqté 2
  • Aiguilles de ballonqté 10
  • Maillots de compétitionqté 16
  • Cloches d’alerte de tempsqté 4
  • Médaillesqté 24
  • Gobeletsqté 4

Équipement

  • Panneaux de scoreqté 4
  • Chronomètresqté 8
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 4
  • Imprimante
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Microphone
  • Haut-parleursqté 2
  • Lecteur audio

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 8
  • Pincesqté 8
  • Petits bolsqté 20
  • Caisses de stockageqté 12

Décoration

  • Chemins de table d’équipeqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Panneaux de directionqté 12
  • Badges de nom d'équipeqté 16
  • Nappe pour table des prix

Éclairage

  • Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 4
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Gants de nettoyageqté 10
  • Brosses de toilettesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le gymnase dès que la date est confirmée et vérifie les horaires d’accès : récupérer les clés trop tard peut retarder l’installation et l’échauffement des équipes.
  • Fixe une date limite d’inscription, puis demande immédiatement les coordonnées, la composition des équipes et les besoins alimentaires. Garde une liste à jour pour éviter les changements de dernière minute.
  • Prépare le programme après avoir traité les inscriptions, puis envoie les règles et le planning définitif plusieurs jours avant le tournoi. Imprime aussi les formulaires de match et le planning des bénévoles.
  • Ne limite pas le contrôle du matériel aux ballons : vérifie leur pression, les ballons de rechange, les sifflets, les chronomètres, les panneaux de score et les cloches d’alerte de temps avant l’ouverture.
  • Attribue chaque bénévole à un créneau et à une mission précise, notamment l’accueil, la table de marque, les vestiaires et les consommations. Refroidis les boissons avant le jour du tournoi et prévois les gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un gymnase pour un tournoi de basket ?
Réserve le gymnase au moins 8 à 12 semaines avant le tournoi, surtout si plusieurs équipes jouent le même jour. Confirme aussi les horaires d’accès, le rangement du matériel et la récupération des clés.
Quand envoyer le programme définitif d’un tournoi de basket ?
Envoie le programme définitif au moins 5 à 7 jours avant la compétition. Cela laisse aux équipes le temps de vérifier les horaires, les règles, la composition de leur équipe et leurs besoins pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un tournoi de basket ?
Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 à la table de marque et 1 responsable de salle par terrain, puis ajoute les personnes chargées des boissons et des vestiaires. Établis les créneaux au moins 7 jours à l’avance pour couvrir toute la journée.
Quand vérifier le matériel et la pression des ballons ?
Fais un premier inventaire 3 à 5 jours avant le tournoi, puis contrôle à nouveau les ballons, la pompe, les aiguilles, les chronomètres et les panneaux de score le matin même. Garde les ballons de rechange et le matériel de réparation à proximité du terrain.

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