Checklist pour organiser un tournoi de basket

Un tournoi de basket demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut cadrer les règles, les inscriptions, le calendrier des matchs, l’arbitrage et l’accueil des équipes. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du gymnase jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les oublis fréquents : ballons de rechange, affichage des scores, besoins alimentaires, récompenses et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Finaliser les arbitres
Prévoir un secouriste
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'équipe
Commander les prix et les coupes
Réserver le gymnase
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Publier le programme des matchs
Répartir les bénévoles
Trier les t-shirts et les gilets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix
Rassembler le matériel
3 personnes
Gonfler les ballons
2 personnes
Imprimer les listes de lecture

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et les paniers
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
Installer les tables de score
3 personnes
Tester les horloges de course
2 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table de premiers secours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
Expliquer le tournoi
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Orienter les équipes vers les terrains
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la salle de repos propre
Mettre à jour les résultats
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
5 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Ballons de basketqté 12
Ballons de basket de rechangeqté 4
Siffletsqté 6
Chasubles d’arbitreqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Cônesqté 24
Disques de marquageqté 30
Filets à ballesqté 4
Filets de ballonqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2
Serviettesqté 30
Médailles d’orqté 12
Médailles d'argentqté 12
Médailles de bronzeqté 12
Trophée du fair-play
Coupe itinérante
T-shirts d’équipeqté 80

Équipement

Pendule de matchqté 2
Panneaux de scoreqté 2
Moniteurs à écran platqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Routeur Wi-Fi
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 3
Mégaphone
Chronomètresqté 4
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Clés USBqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20
Verres doseursqté 4
Couteaux de découpeqté 6
Saladiersqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 16
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 8
Présentoir des prix
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières sponsorsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le gymnase au moins 8 à 12 semaines avant le tournoi. Vérifiez aussi les horaires d’accès, les vestiaires disponibles et l’état du sol et des paniers.
Fixez une date limite d’inscription située 2 à 3 semaines avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, de confirmer les équipes et d’établir un programme réaliste.
Prévoyez au minimum 2 ballons de match en bon état par terrain, plus des ballons de rechange. Testez leur gonflage le jour précédent avec une pompe et des aiguilles adaptées.
Répartissez les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures : accueil, table de marque, arbitrage, restauration, vestiaires et rangement. Une seule personne ne doit pas gérer à la fois les scores et les équipes.
Commandez les coupes, prix, chasubles et t-shirts au moins 3 semaines avant l’événement. Contrôlez les quantités à réception et préparez les récompenses avant l’ouverture du gymnase.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de basket ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, recruter les arbitres, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et commander les récompenses.
Quand faut-il clôturer les inscriptions d’un tournoi de basket ?: Fixez la clôture environ 2 à 3 semaines avant le tournoi. Il restera assez de temps pour vérifier les équipes, recueillir les besoins alimentaires et publier le programme des matchs.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de basket ?: Comptez au moins 1 bénévole à l’accueil, 2 personnes à la table de marque, 1 responsable du matériel et 1 personne pour la restauration par créneau. Ajoutez un coordinateur général dès que plusieurs terrains ou plus de 8 équipes sont concernés.
Que faut-il vérifier le matin d’un tournoi de basket ?: Arrivez 60 à 90 minutes avant le premier match. Contrôlez le sol, les paniers, le chronomètre, les panneaux de score, les ballons, les sifflets, les chasubles, le Wi-Fi et les rallonges avant d’ouvrir les portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.