La checklist pour organiser un tournoi de badminton

Un tournoi de badminton demande plus que la réservation d’un gymnase et quelques filets. Il faut fixer le format, gérer les inscriptions, préparer les poules, répartir les bénévoles et prévoir un planning réaliste. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, depuis la confirmation de la date jusqu’à l’ouverture des terrains. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : secours, formulaires de match, volants de réserve, branchements et accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le gymnase
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Consigner le contact de premiers secours
Clôturer la liste des participants
Constituer les poules
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer le planning aux participants
Commander les prix
Faire la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
Imprimer les formulaires de match

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
Délimiter les terrains de badminton
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les tableaux de score
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Expliquer la répartition des parcours
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs de poule
8 personnes
Traiter les scores de la compétition
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Annoncer l'heure de la pause
Vérifier les balles et les raquettes
2 personnes
Encadrer les quarts de finale
8 personnes
Encadrer les demi-finales
8 personnes
Servir des sandwichs et de la soupe
4 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les filets et les terrains
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Compter le matériel sportif
2 personnes
Rendre le gymnase propre
3 personnes
Ranger les objets réutilisables
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table de compétition
Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

Filets de badmintonqté 8
Poteaux de filetqté 16
Volants de compétitionqté 120
Navettes de secoursqté 60
Raquettes de badmintonqté 24
Chasubles d’entraînementqté 20
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 8
Poignées de rechangeqté 12
Sacs de sportqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro de sonorisation
Haut-parleurqté 2
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Bol à soupeqté 60
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Panneaux de scèneqté 3
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Badges nominatifsqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Prixqté 3
Médaillesqté 12
Trousse de premiers secours
Courses

Conseils

Bloquez le gymnase plusieurs semaines à l’avance et vérifiez le revêtement avant le jour du tournoi. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les filets, les poteaux et le balisage.
Clôturez les inscriptions avant de constituer les poules. Gardez une liste avec les coordonnées, les besoins alimentaires et les éventuels désistements afin d’envoyer un planning fiable.
Préparez le planning des matchs en tenant compte de la durée des rencontres, des pauses et du nombre de terrains disponibles. Envoyez-le aux participants dès qu’il est finalisé, puis imprimez-en plusieurs exemplaires sur place.
Ne comptez pas uniquement sur les volants déjà utilisés : prévoyez des navettes de secours et vérifiez les raquettes, les poignées de rechange, les panneaux de score et les sifflets avant l’ouverture.
Désignez les arbitres, les bénévoles et le contact de premiers secours avant la dernière semaine. Le jour J, installez séparément la table d’inscription et la table de compétition pour éviter les files et retrouver rapidement les dossiers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de badminton ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le gymnase, définir le format, ouvrir les inscriptions et confirmer les arbitres. Gardez la dernière semaine pour clôturer les participants, établir les poules et préparer les documents.
Quand faut-il envoyer le planning d’un tournoi de badminton ?: Envoyez le planning dès que la liste des participants et les poules sont définitives, idéalement 5 à 7 jours avant le tournoi. Imprimez aussi plusieurs copies pour la table de compétition et les arbitres.
Combien de volants prévoir pour un tournoi de badminton ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 volants de compétition par match, puis ajoutez une réserve de 20 à 30 % selon le niveau des joueurs et la durée des rencontres. Les navettes de secours doivent être accessibles depuis la table de compétition.
Que faut-il vérifier le matin du tournoi de badminton ?: Arrivez assez tôt pour ouvrir le lieu, contrôler le revêtement, installer les filets et délimiter les terrains. Vérifiez également les tables, les rallonges, l’imprimante, les panneaux de score, les dossiers des participants et le contact de premiers secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.