Checklist pour organiser un tournoi d’e-sport

Un tournoi d’e-sport demande autant de préparation technique que d’organisation sur place. Commencez par fixer le format, les règles et les inscriptions, puis verrouillez le lieu, le réseau et le matériel gaming. Les tests réalisés avant l’ouverture évitent les retards liés aux écrans, aux câbles ou au logiciel de compétition. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des postes et à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le lieu
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Installer la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Publier le programme des matchs
2 personnes
Commander les prix
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Tester la configuration réseau
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Récupérer les clés du lieu
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les postes gaming
4 personnes
Mettre en place le réseau
3 personnes
Installer le logiciel de compétition
2 personnes
Tester les écrans
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler le tableau d’affichage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les gilets et badges
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter l’équipement
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs gamingqté 16
Écrans gamingqté 16
Claviers gamingqté 16
Souris gamingqté 16
Casques gamingqté 16
Casques de réserveqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Tableau de mélange
Switches réseauqté 3
Routeur
Ordinateur de secoursqté 2
Multiprisesqté 20
Câbles réseauqté 30
Câbles HDMIqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Matériel de sport

Chasubles d’équipeqté 20
Badges des joueursqté 80
Fiches de scoreqté 100
Prixqté 3
Coupes du tournoiqté 3
Chronomètresqté 4
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Panneau de chronométrage

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Nappes rondesqté 12
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et les règles avant d’ouvrir les inscriptions : les joueurs doivent connaître le nombre de matchs, les horaires et les conditions de victoire dès le formulaire.
Testez la configuration réseau au moins 24 heures avant le tournoi, avec tous les postes connectés en même temps. Vérifiez aussi les switches, le routeur et les câbles de rechange.
Prévoyez un ordinateur de secours, des casques de réserve et des multiprises supplémentaires. Une panne sur un poste peut sinon interrompre un match et décaler tout le programme.
Publiez le programme des matchs après confirmation des participants, idéalement 48 heures avant l’événement. Gardez une version imprimée à la table d’inscription pour les joueurs et les bénévoles.
Répartissez les bénévoles avant l’installation : il faut des personnes identifiées pour l’accueil, le suivi des scores, le réseau et la régie audio. Récupérez les clés du lieu assez tôt pour disposer du temps nécessaire au branchement et aux tests.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’e-sport ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le format, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants et tester toute la configuration technique.
Quand tester le réseau d’un tournoi d’e-sport ?: Faites un premier test 7 jours avant, puis un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture. Connectez tous les ordinateurs gaming et vérifiez les switches, le routeur, les câbles réseau et le logiciel de compétition.
Combien de postes gaming faut-il prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez un poste par joueur ou par équipe selon le format choisi, plus au moins 1 ordinateur de secours. Ajoutez également des casques de réserve et des câbles supplémentaires pour remplacer rapidement un équipement défaillant.
Quand publier le programme des matchs ?: Publiez-le environ 48 heures avant le tournoi, après avoir traité les inscriptions et confirmé les participants. Affichez aussi une copie sur place afin que les joueurs puissent vérifier leur horaire sans chercher leur téléphone.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.