Checklist pour organiser une sortie vélo du Nouvel An

Une sortie vélo du Nouvel An demande plus qu’un itinéraire et quelques invitations. Il faut tester le parcours, prévoir les points de repos, encadrer les participants et préparer un accueil chaud au départ ou à l’arrivée. Cette checklist de 41 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières vérifications aux derniers branchements. Vous y trouverez aussi le matériel à réunir pour signaler le parcours, aider les cyclistes et servir soupe, café et boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Tracer l’itinéraire
2 personnes
Effectuer un trajet d'essai
2 personnes
Réserver un point de repos
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager le fichier d'itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Prendre le kit de réparation de vélos
Recharger les appareils
Préparer la soupe et la garniture
3 personnes
Monter le point de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Encadrer la sortie à vélo
3 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Organiser le cocktail du Nouvel An
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Informer les participants sur les photos du parcours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Louches de cuisine et de serviceqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Plaques de cuisson électriquesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main
Enceinte Bluetooth

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 10
Lampes de vélo de rechangeqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Flèches de directionqté 40
Supports de cartes de parcoursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Ballonsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Balais à mainqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à vélo avant de l’envoyer aux participants : notez les passages dangereux, les montées difficiles et le temps réel nécessaire. Vérifiez aussi que les flèches de direction resteront visibles le jour de la sortie.
Fixez une date limite d’inscription quelques jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et d’acheter les quantités adaptées.
Ne laissez pas le briefing des bénévoles au dernier moment. Répartissez clairement l’accueil, l’orientation, l’aide mécanique et le service au point de repos avant l’arrivée des participants.
Contrôlez la météo la veille et le matin même. En hiver, rechargez les téléphones et batteries externes, prévoyez des lampes de vélo de rechange et placez les gilets réfléchissants avec le matériel d’encadrement.
Préparez la soupe, la garniture, le café et les boissons avant l’installation finale. Les marmites, thermos, bols, tasses, louches et rallonges doivent être regroupés au même endroit pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une sortie vélo du Nouvel An ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de tracer et tester l’itinéraire, réserver un point de repos, gérer les inscriptions et répartir les bénévoles.
Quand faut-il envoyer l’itinéraire aux participants ?: Envoyez le fichier d’itinéraire dès que le parcours a été testé et validé, idéalement 7 à 10 jours avant la sortie. Renvoyez les informations pratiques après la vérification météo finale.
Combien de bénévoles prévoir pour une sortie vélo du Nouvel An ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’enregistrement, 1 pour l’orientation et 1 pour l’accueil ou le ravitaillement. Ajoutez des personnes si le groupe est important ou si le parcours comporte plusieurs points sensibles.
Que faut-il prévoir pour les petites pannes de vélo ?: Préparez au moins une pompe, un kit de réparation, plusieurs chambres à air de rechange et des lampes de vélo supplémentaires. Regroupez ce matériel avant le départ et désignez la personne qui l’emporte pendant la sortie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.