Organiser une sortie en rollers sans rien oublier

Une sortie en rollers se prépare d’abord sur le parcours, pas le jour du départ. Fixe la date, obtiens les autorisations et vérifie chaque tronçon avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite les bénévoles, le balisage, les moyens de communication et un itinéraire de repli. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 52 équipements nécessaires, dans l’ordre où les organiser pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Demander les autorisations
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu de repos
Vérifier l’assurance
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les décisions d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Recharger les batteries
Numéroter les panneaux de parcours
2 personnes
Composer les kits de départ
3 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
Tester les talkies-walkies
2 personnes

Événement

Aménager le point de départ et de repos
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Mettre en place les cônes et les barrières
4 personnes
Positionner les régulateurs de circulation
6 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Vérifier les rollers et les protections
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Assurer la communication du parcours
2 personnes
Commencer l’encadrement
4 personnes
Laisser partir le véhicule de tête
Faire partir le dernier conducteur
Tenir le point de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Surveiller les points de circulation
6 personnes
Soutenir les participants en cours de route
3 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Distribuer la boisson de finisher
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Garder les boissons au frais
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Allumer l’éclairage
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Démontage du lieu
6 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Signaler les dégâts sur l'itinéraire
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les formulaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Piquets de parcoursqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Numéros de départqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Pompe à véloqté 2
Kits d'outilsqté 3
Roues de rechangeqté 12
Clés Allenqté 6
Attaches-câblesqté 200
Craie de marquageqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Autocollants flèchesqté 60
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire complet en voiture au moins 2 à 3 semaines avant la sortie. Note les croisements sensibles, les zones dangereuses et les endroits où un itinéraire alternatif serait possible.
Ne lance pas les invitations avant d’avoir réservé le lieu de départ et le lieu de repos. Garde au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Répartis les bénévoles avec des rôles précis : régulation du trafic, encadrement du groupe, accueil et assistance technique. Organise un briefing des régulateurs au plus tard la veille.
Prépare le balisage plusieurs jours avant : numérote les panneaux, vérifie les piquets et rassemble la craie de marquage. Imprime aussi les cartes d’itinéraire et la liste des participants en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis communique la décision sur l’itinéraire dès qu’elle est prise. Recharge les talkies-walkies, les stations de recharge et les autres batteries la veille au soir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie en rollers ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, demander les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une sortie en rollers ?: Fais une première reconnaissance 2 à 3 semaines avant l’événement, puis une dernière vérification 48 heures avant. La seconde permet de repérer des travaux, obstacles ou changements de circulation récents.
Combien de bénévoles faut-il pour une sortie en rollers ?: Compte au minimum 1 bénévole encadrant pour 10 à 15 participants, puis ajoute des personnes aux intersections et aux points de repos. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du niveau des participants.
Quand annoncer l’itinéraire définitif ?: Communique l’itinéraire confirmé entre 24 et 48 heures avant le départ, après avoir vérifié la météo et les conditions de circulation. Si un changement intervient le jour même, informe les participants à l’accueil et avec un mégaphone.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.