Organiser une sortie en rollers : la checklist complète

Une sortie en rollers se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, puis sur les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la validation de l’itinéraire aux tables d’accueil et au balisage. Prévoyez aussi les imprévus souvent oubliés : autorisations de circulation, assurance, équipement de protection, réparations et coordination des bénévoles. Les 68 tâches et 70 fournitures du plan regroupent tout ce qu’il faut vérifier avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Désigner les secouristes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
Baliser les zones dangereuses
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Trier les bracelets
Imprimer les cartes d'itinéraire
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les rollers et les équipements de protection
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Vérifier les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer le matériel de location
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Encadrer les postes de circulation
8 personnes
Approvisionner les postes de ravitaillement
3 personnes
Aider les incidents
3 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Accueillir les finishers
2 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

Démonter les postes du parcours
6 personnes
Récupérer les panneaux de signalisation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vérifier la route pour les déchets
3 personnes
Publier les résultats des participants
Gérer les objets trouvés
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 40
Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Casques de rollersqté 20
Genouillèresqté 20
Coudièresqté 20
Protèges-poignetsqté 20
Roues de rechangeqté 24
Clés Allenqté 6
Pompes à véloqté 4
Cordons de tractionqté 4
Gilets de sécuritéqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Gilets de sécuritéqté 16
Lampes de pocheqté 8
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Ruban imperméableqté 8
Cordeqté 2
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Clochettes à mainqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Gants jetablesqté 4
Compresses froidesqté 20
Couvertureqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 12
Supports de panneaux d’itinéraireqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Gobelets de serviceqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 12
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez définitivement l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez-le encore une fois peu avant la sortie. Signalez les zones dangereuses avec des cônes et des flèches visibles.
Ne laissez pas les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation à la dernière semaine. Regroupez ces demandes dès que le parcours, le lieu de départ et le lieu d’arrivée sont confirmés.
Prévoyez une équipe identifiable : secouristes, bénévoles d’accueil et personnes chargées du parcours doivent connaître leur poste avant le jour J. Les talkies-walkies et les gilets de sécurité facilitent la coordination.
Préparez les participants en amont avec les dossards, bracelets et cartes d’itinéraire. Vérifiez les rollers et les protections, et gardez des roues de rechange, une pompe et des clés Allen pour les petites réparations.
Installez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : tables d’inscription, chaises, tentes, sonorisation et rallonges. Remplissez les glacières et placez les poubelles avant le départ pour éviter une installation précipitée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une sortie en rollers ?: Commencez dès que le parcours est envisagé, idéalement plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le lieu de départ et les mesures de circulation doivent être réglés avant les invitations.
Combien de bénévoles faut-il pour une sortie en rollers ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez au minimum un responsable pour l’accueil, un pour la sécurité et des personnes réparties sur les zones à risque. Établissez la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier le jour avant une sortie en rollers ?: Revérifiez l’itinéraire, les panneaux, le balisage, les talkies-walkies, les téléphones et le matériel de premiers secours. Préparez aussi les listes de participants, les dossards, les bracelets et les cartes pour gagner du temps le matin.
Quel matériel prévoir pour les réparations de rollers ?: Gardez sur place au moins une pompe à vélo, un jeu de clés Allen et des roues de rechange. Ajoutez les équipements de protection nécessaires et désignez une personne responsable du petit dépannage pendant toute la sortie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.