Checklist pour organiser une soirée des jeunes

Une soirée des jeunes se prépare plus facilement quand les décisions sont prises dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant d’acheter les boissons ou les encas. Le nombre final de participants détermine la salle, les quantités, les tables et les chaises. Le jour J, prévois assez de temps pour aérer, installer l’accueil, tester le son et aménager les espaces de jeux avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le programme et les activités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le nombre final de participants
Réserver la salle
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Composer la playlist musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
Partager les coordonnées des bénévoles
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet de sandwiches
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Ouvrir le programme
2 personnes
Animer le jeu de présentation
2 personnes
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir les repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer les manches du jeu
4 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Enceintesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Rallongesqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 60

Matériel de sport

Ballonsqté 4
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre final de participants avant les courses : il influence les boissons, les assiettes, les gobelets et la capacité de la salle. Garde une petite marge pour les consommables, sans acheter tout au dernier moment.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie-les une seconde fois lorsque la liste des participants est définitive. Cette étape est souvent oubliée jusqu’au moment de préparer les encas.
Teste les enceintes, le microphone, l’ordinateur et les rallonges avant l’ouverture de la salle. Prévois au moins 30 minutes pour résoudre un problème de connexion ou de son.
Mets les boissons au frais avant l’arrivée des jeunes et répartis-les dans plusieurs glacières si nécessaire. Une seule glacière pleine devient vite difficile à ouvrir et à réapprovisionner.
Prépare l’accueil avant le buffet et les jeux : table, étiquettes nominatives et liste des inscriptions doivent être accessibles dès l’entrée. Installe ensuite les espaces d’activités pour éviter de déplacer les chaises pendant la soirée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée des jeunes ?: Commence au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer la salle, définir les activités, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et ajuster les achats au nombre final de participants.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois environ 90 minutes avant l’arrivée des participants. Il faut aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et le buffet, brancher le matériel audio, tester la musique et aménager les jeux.
Quand acheter les boissons et les encas ?: Fais les courses après la clôture des inscriptions ou dès que le nombre final de participants est connu, idéalement 2 à 3 jours avant. Mets les boissons au frais le jour même et prépare les encas peu avant le début de la soirée.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des participants ?: Vérifie la salle, l’accueil, le buffet, les boissons, les jeux et le son au moins 30 minutes avant l’ouverture. Contrôle aussi les rallonges, le microphone, les étiquettes nominatives et la liste des besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.