Checklist pour organiser un salon du livre
Un salon du livre demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les ouvrages à vendre et l’installation de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez du temps pour attribuer les tables, enregistrer les livres et préparer la caisse. Le jour même, comptez au moins deux personnes pour installer les tables, les stands et les livres sans retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Confirmer la date de l'événement
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer les conditions de dépôt
Attribuer les numéros de table
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer la liste des participants
Imprimer les conditions de vente
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Trier les livres
4 personnes
Évaluer les livres
3 personnes
Enregistrer les livres de vente
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Changer l'argent liquide
Préparer les livres par table
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Monter les stands de livres
4 personnes
Exposer les livres
6 personnes
Accrocher les numéros de table
2 personnes
Installer les panneaux de prix
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager la table d’information
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les vendeurs
2 personnes
Vérifier les tables de livres
2 personnes
Servir le café
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Enregistrer les dernières ventes
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Emballer les livres
4 personnes
Rassembler les livres invendus
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le point café
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Encaisser le produit des ventes
2 personnes
Informer les vendeurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 20
- Chaisesqté 35
- Stands de livresqté 8
- Table de caisse
- Tabouretsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Présentation
- Livres de venteqté 500
- Caisses à livresqté 12
- Présentoirs à livresqté 20
- Numéros de tableqté 20
- Étiquettes de prixqté 600
- Panneaux d'informationqté 6
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Bloc-notesqté 4
- Stylosqté 20
- Marqueursqté 12
Caisse
- Caisse
- Terminal de paiement
- Rouleaux de ticket de caisseqté 4
- Reçusqté 2
- Bacs à compter l’argentqté 2
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Pichets à caféqté 3
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
Éclairage
- Lampes de bureauqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et réservez la salle au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez aussi l’heure à laquelle vous pouvez récupérer les clés et accéder à la salle.
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, d’attribuer les numéros de table et de recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les livres par table la veille, avec les étiquettes de prix et les conditions de vente. Un tri séparé par participant évite de mélanger les ouvrages pendant l’installation.
- Prévoyez de la monnaie et testez le terminal de paiement avant l’ouverture. Gardez la caisse, les rouleaux de ticket et les reçus à la table de caisse, plutôt que dans des cartons d’installation.
- Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis les stands, les numéros de table et enfin les livres ; mettez les boissons au frais dès votre arrivée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?
- Prévoyez 8 à 12 semaines pour réserver la salle, confirmer la date, lancer les inscriptions et envoyer les conditions de dépôt. Gardez les 7 derniers jours pour les listes, les prix, la caisse et la préparation des tables.
- Quand fermer les inscriptions pour un salon du livre ?
- Fermez-les environ 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet d’attribuer les numéros de table, d’imprimer la liste des participants et de traiter les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon du livre ?
- Comptez 2 à 3 heures avec au moins deux personnes pour installer les tables, les chaises, les stands et les livres. Ajoutez 30 minutes si la salle nécessite beaucoup de déplacement de mobilier.
- Que faut-il préparer pour vendre les livres sur place ?
- Préparez les livres enregistrés, les étiquettes de prix, une caisse, de la monnaie, un terminal de paiement, des rouleaux de ticket et des reçus. Testez le paiement et comptez la monnaie au plus tard la veille.
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