Checklist para organizar una feria del libro

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la sala y la fecha antes de enviar invitaciones. Reserva también el momento para recoger las llaves y calcula al menos 90 minutos para abrir, montar mesas, colocar sillas y preparar los puestos.
• No dejes las inscripciones para la última semana. Fija una fecha límite de 7 días antes y recopila entonces las preferencias dietéticas, los datos de participantes y las condiciones de devolución.
• Prepara precios y libros por mesa con antelación. Imprime las etiquetas, los números de mesa y las condiciones de venta al menos 2 días antes; así podrás corregir errores sin hacerlo durante el montaje.
• Separa el dinero de la organización del material de venta. Cambia efectivo 1 o 2 días antes, comprueba la caja registradora y el terminal de pago, y guarda rollos de recibos y recibos de repuesto.
• Calcula las bebidas según la duración de la feria: para una pausa de una hora, prevé 2 vasos por persona y prepara el café 20 minutos antes de abrir. Enfría las bebidas y deja tazas, vasos, platos y cubiertos juntos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sala y confirma la fecha al principio; deja cerradas las inscripciones, los precios y la distribución de mesas como máximo 7 días antes.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria del libro?

Calcula entre 90 minutos y 2 horas para una sala con mesas, sillas y puestos de libros. Añade 30 minutos si hay que clasificar o colocar muchos libros en el propio recinto.

¿Cuándo preparar los precios y los números de mesa?

Prepara e imprime las etiquetas de precio, las condiciones de venta y los números de mesa al menos 2 días antes. Reserva 30 minutos para revisar que cada mesa tenga su material correcto.

¿Cuánto efectivo y material de caja hace falta?

Cambia efectivo 1 o 2 días antes y lleva una reserva para las primeras ventas. Comprueba el terminal de pago, la caja registradora, los cajones para dinero y al menos 2 rollos de recibos antes de abrir.

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