Checklist pour organiser une randonnée vélo d’hiver

Une randonnée vélo d’hiver demande plus de préparation qu’une sortie aux beaux jours. Le parcours doit rester praticable, les vélos et éclairages doivent être contrôlés, et les participants doivent savoir exactement où partir et quoi prévoir. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au balisage, puis à l’accueil autour d’une soupe chaude. Prévoyez aussi une solution de repli : en hiver, la météo peut modifier les conditions en quelques heures.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes d'itinéraire
Reparcourir l’itinéraire cyclable
2 personnes
Tester l’éclairage des vélos
2 personnes
Vérifier le matériel de vélo
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
3 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vérifier les piles et les lampes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Portantsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 60
Bol à soupeqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louches à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes frontalesqté 6
Lampes de vélo rechargeablesqté 10

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 8
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation de pneusqté 4
Chambres à air de rechangeqté 10
Kits d’outils pour véloqté 3
Sangles d'arrimageqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses de nettoyageqté 3
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours, la distance et un itinéraire alternatif avant d’ouvrir les inscriptions. Reprenez ensuite tout le tracé à vélo pour repérer les passages glissants, peu éclairés ou difficiles à baliser.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant le départ, puis une dernière fois le matin même. Adaptez les informations envoyées aux participants si le vent, le gel ou la neige changent les conditions.
Testez les éclairages de chaque vélo avant l’accueil et prévoyez des lampes rechargeables, des gilets réfléchissants et des lampes frontales. Les piles faibles et les éclairages oubliés sont fréquents en hiver.
Préparez le ravitaillement chaud avant l’arrivée des premiers cyclistes : une marmite de soupe, du pain et des garnitures doivent être faciles à servir. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les aliments protégés sous les tentes.
Installez le départ et l’arrivée avant l’ouverture des inscriptions, avec les tables, l’éclairage, les panneaux et les flèches déjà visibles. Gardez les pompes, kits de réparation et chambres à air de rechange à un endroit clairement indiqué.

Questions fréquentes

Quand vérifier la météo pour une randonnée vélo d’hiver ?: Consultez les prévisions 48 heures avant le départ, puis faites une dernière vérification le matin même. Cela vous laisse le temps d’adapter le parcours, l’horaire ou les consignes aux participants.
Combien de temps avant faut-il tester les vélos ?: Effectuez un premier contrôle au moins 7 jours avant la randonnée, puis un test final la veille. Vérifiez surtout les éclairages, les pneus, les freins et la présence d’un nécessaire de réparation.
Que prévoir pour le ravitaillement après une sortie vélo hivernale ?: Préparez une soupe chaude, du pain, des garnitures et des boissons pour le retour. Installez le service avant le départ et gardez une marge d’environ 10 % pour les portions et les gobelets supplémentaires.
Quand installer le balisage du parcours ?: Placez les panneaux et les flèches le jour même, après avoir vérifié une dernière fois l’itinéraire. Prévoyez au moins 1 à 2 heures avant le départ pour installer le balisage, les tentes et l’éclairage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.