Organiser une randonnée sans rien oublier

Une randonnée bien préparée repose sur une suite d’étapes précises, du choix de l’itinéraire à l’accueil au départ. Il faut obtenir les autorisations, gérer les inscriptions, prévoir les bénévoles et vérifier le parcours avant le jour J. Cette checklist vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés : signalétique, trousses de premiers secours, boissons fraîches, kits de départ et moyens de communication. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les préparatifs de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Demander l’autorisation de parcours
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Imprimer le plan d’accès et la liste des participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
3 personnes
Aménager la zone de repos
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Accueillir les participants
Donner les consignes de sécurité
Faire partir les marcheurs par vagues
2 personnes
Tenir le poste de route
2 personnes
Assurer le poste de repos
3 personnes
Servir de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Démonter le site
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Informer les participants du résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Tables de maquillageqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 15
Cônes de signalisationqté 12
Gilets de sécuritéqté 15
Bâtons de marcheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Sifflets de secoursqté 10
Presse-papiersqté 4
Cartes de poinçonnageqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150

Équipement

Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Conseils

Fixez l’itinéraire et la date avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez l’autorisation de parcours et réservez le lieu de départ suffisamment tôt pour pouvoir ajuster le tracé si nécessaire.
Vérifiez le parcours une deuxième fois avant l’événement, même s’il a déjà été reconnu. Contrôlez les flèches, les panneaux, les cônes et les zones où les participants peuvent hésiter.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dès leur réception. Imprimez la liste des participants et le plan d’accès avant l’installation de la table d’inscription.
Préparez les kits de départ, les cartes d’itinéraire et les bracelets la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas assez tôt pour ne pas gérer le ravitaillement pendant l’accueil.
Briefez les bénévoles avant l’arrivée des participants, avec une répartition claire des postes. Prévoyez des talkies-walkies, un mégaphone ou des sifflets pour transmettre rapidement une information sur le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, réserver le départ et ouvrir les inscriptions. Ajoutez une vérification finale de l’itinéraire dans la semaine précédant l’événement.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande dès que l’itinéraire et la date sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant la randonnée. Les mesures de circulation et les éventuelles modifications du tracé doivent être réglées avant l’envoi des invitations.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée ?: Répartissez les bénévoles par fonction : accueil, inscriptions, orientation, ravitaillement et sécurité. Pour une petite randonnée, prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 2 à 4 personnes sur le parcours et 2 personnes au ravitaillement.
Que préparer la veille d’une randonnée ?: Composez les kits de départ, imprimez la liste des participants et les cartes, rassemblez le matériel et préparez les en-cas la veille. Refroidissez les boissons et chargez les batteries au plus tard le soir précédent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.