Organiser la Randonnée cycliste des étoiles sans rien oublier

Cette checklist vous aide à préparer la Randonnée cycliste des étoiles dans le bon ordre, du repérage du parcours jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre les autorisations, les points de repos, les bénévoles, les inscriptions et la sécurité à vélo. Prévoyez aussi l’éclairage, la signalisation et le matériel de réparation avant le jour du départ. Les dernières vérifications concernent la météo, les coordonnées des participants et l’itinéraire de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l’itinéraire
2 personnes
Reconnaître l'itinéraire à vélo
2 personnes
Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rassembler les numéros d’urgence
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les coordonnées
Vérifier les prévisions météo
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
Créer les panneaux de départ et d’arrivée
2 personnes
Créer des flèches de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les règles de sécurité à vélo
Vérifier le matériel
2 personnes
Composer une trousse de réparation de vélo
Tester l’éclairage
2 personnes
Charger les talkies-walkies
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Installer les poubelles
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer des lampes de vélo
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
Faire partir les groupes
3 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Passer de la musique
Accompagner les derniers cyclistes
2 personnes
Annoncer la clôture
Rassembler les objets perdus

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les flèches de direction
2 personnes
Remercier les participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 8
Nappeqté 8
Portant à vêtements

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6
Lumières de véloqté 70
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Flèches de directionqté 35
Rubans réfléchissantsqté 20
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Équipement

Enceinte portable
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Pompes à véloqté 4
Supports de réparation de véloqté 2

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Numéros de départqté 70
Cartes d'itinéraireqté 80
Braceletsqté 80
Chambres à air de rechangeqté 8
Rustines de véloqté 3
Démonte-pneusqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Huile pour chaîne de véloqté 2
Attaches-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Épingles de sécuritéqté 200
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours à vélo suffisamment tôt et notez chaque point de repos, difficulté et zone nécessitant une flèche de direction. Préparez un itinéraire alternatif avant de communiquer le tracé définitif.
Fixez une date limite d’inscription, puis mettez à jour la liste des participants au moins 48 heures avant le départ. Profitez-en pour confirmer les coordonnées et recueillir les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de les mobiliser uniquement le jour J : inscription, départ, points de repos, arrivée et assistance. Donnez à chacun les numéros d’urgence et un moyen de communication chargé.
Testez toutes les lumières de vélo et les éclairages du site avant la randonnée, puis prévoyez des piles de rechange et des batteries externes. Les départs ou retours à la tombée de la nuit exigent une vérification séparée du parcours.
Installez la signalisation avant l’arrivée des cyclistes : banderole de départ, panneau d’arrivée et flèches directionnelles. Gardez un kit de réparation, un mégaphone et les talkies-walkies accessibles, pas rangés dans un véhicule fermé.

Questions fréquentes

Quand faut-il reconnaître l’itinéraire de la randonnée cycliste ?: Faites un premier repérage plusieurs semaines avant l’événement, puis une dernière vérification 48 à 72 heures avant le départ. Contrôlez notamment les travaux, les passages dangereux et l’état des points de repos.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions au moins 48 heures avant la randonnée afin de mettre à jour la liste, les dossards et les besoins alimentaires. Gardez ensuite une procédure claire pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée cycliste nocturne ?: La veille, vérifiez la météo, l’éclairage de chaque vélo prévu pour l’organisation et la signalisation du parcours. Chargez les talkies-walkies, les batteries externes et préparez les piles de rechange.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévoyez au minimum un bénévole pour l’inscription, un pour le départ, un par point de repos et un pour l’arrivée, puis ajoutez une personne mobile pour l’assistance. Ajustez ce nombre selon le nombre de participants et la longueur du parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.