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Checklist pour organiser une randonnée à vélo

Une randonnée à vélo réussie se prépare bien avant l’arrivée des participants. Commencez par fixer la date, le parcours et la jauge, puis sécurisez les réservations et recueillez les informations utiles aux participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les vélos, le ravitaillement et le balisage. Cette checklist vous aide à suivre les 59 tâches du plan et à rassembler les 38 éléments nécessaires sans oublier les détails qui prennent du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer l'itinéraire et la date

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Réserver un point de repos

  • Vérifier l’itinéraire vélo

    2 personnes

  • Déterminer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Fixer la limite de participants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Envoyer les informations aux participants

    2 personnes

  • Partager le fichier d'itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les bracelets et les cartes d'itinéraire

    2 personnes

  • Vérifier les vélos et le matériel

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Installer le lieu de départ

    5 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager un espace de repos

    4 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    4 personnes

  • Préparer le matériel de dépannage

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Aménager le vestiaire et l’espace bagages

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Inscrire les participants

    3 personnes

  • Distribuer les bracelets

  • Encadrer le stationnement des vélos

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Encadrer le groupe de départ

    3 personnes

  • Prévoir un serre-file

  • Effectuer un contrôle du parcours

    2 personnes

  • Fournir une assistance en cas de panne sur la route

    2 personnes

  • Tenir le point de repos

    3 personnes

  • Distribuer de l’eau et des fruits

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Enregistrer l’arrivée

    2 personnes

  • Stationner les vélos en toute sécurité

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Informer les participants du retour

  • Enregistrer les derniers participants au départ

    2 personnes

Suivi

  • Récupérer les panneaux indicateurs

    4 personnes

  • Démonter le point de repos

    4 personnes

  • Démonter le lieu de départ

    5 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Archiver les données de l'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 20
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Râteliers à vélosqté 8
  • Barrières de sécuritéqté 10

Matériel de sport

  • Flèches de directionqté 35
  • Panneaux de directionqté 12
  • Cônes de signalisationqté 12
  • Gilets réfléchissantsqté 12
  • Pompes à véloqté 3
  • Chambres à air de rechangeqté 12
  • Démonte-pneusqté 6
  • Outils multifonctions pour vélosqté 4
  • Attaches-câblesqté 100
  • Rouleau de ruban adhésifqté 3

Équipement

  • Talkies-walkiesqté 8
  • Téléphones portablesqté 3
  • Batteries externesqté 4
  • Rallongesqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Louchesqté 6
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Pichetsqté 4

Décoration

  • Bannières de départqté 2
  • Nappesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balais à main et pellesqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une limite de participants avant d’envoyer les invitations : elle doit correspondre à la capacité du lieu de départ, du point de repos et de votre équipe d’encadrement.
  • Préparez un itinéraire alternatif avant les inscriptions. Partagez le fichier du parcours avec les participants et indiquez clairement où consulter les changements de dernière minute.
  • Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence au moment de l’inscription, puis imprimez la liste des participants avant le départ. Gardez aussi une version accessible sur un téléphone.
  • Contrôlez les vélos et le matériel quelques jours avant : prévoyez notamment des pompes, des chambres à air, des démonte-pneus et des outils multifonctions, plutôt que de les chercher le matin même.
  • La veille, vérifiez la météo, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et triez les flèches et panneaux. Le jour J, installez d’abord le comptoir d’inscription et le balisage, puis les tables, les chaises et l’espace de repos.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée à vélo ?
Prévoyez au moins 4 semaines pour fixer le parcours, réserver le départ et le point de repos, ouvrir les inscriptions et recueillir les contacts d’urgence. Gardez les 2 derniers jours pour la météo, le ravitaillement et le balisage.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
Envoyez les informations principales dès que l’inscription est confirmée, puis un rappel 3 à 5 jours avant la randonnée. Le rappel doit inclure l’horaire, le point de départ, le fichier d’itinéraire, les consignes de sécurité et la procédure en cas de changement.
Combien de boissons prévoir pour une randonnée à vélo ?
Prévoyez au minimum 2 boissons par participant pour le premier ravitaillement, puis ajustez selon la durée, la météo et les possibilités de réapprovisionnement. Refroidissez les boissons la veille afin de ne pas dépendre d’une préparation de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée à vélo ?
Vérifiez les prévisions météo, l’itinéraire principal et alternatif, les inscriptions, les vélos et le matériel de réparation. Préparez aussi les cartes, les bracelets, les panneaux, les en-cas et les boissons pour pouvoir installer le départ sans retard.

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