Checklist pour organiser une randonnée à vélo des lacs

Une randonnée à vélo autour de plusieurs lacs demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut sécuriser le parcours, prévoir les pauses, suivre les inscriptions et préparer une solution en cas de crevaison ou de météo changeante. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du départ et de l’arrivée jusqu’à l’accueil des cyclistes. Elle couvre aussi les informations à transmettre, la répartition des bénévoles et le matériel à tester avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour les risques liés à la circulation
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
Organiser des réservations pour les zones de repos
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Envoyer les informations aux participants
Mettre l’itinéraire à disposition en version numérique
Reconnaître physiquement le parcours
2 personnes
Fixer définitivement les horaires de pause
Suivre les prévisions météo
Répartir les bénévoles
Partager les consignes de premiers secours et d’urgence
Envoyer les instructions de contrôle des vélos
Imprimer la liste de départ et les cartes du parcours
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Tester les pompes à vélo et le matériel de réparation
2 personnes
Préparer les glacières et les caisses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler les panneaux de parcours et les flèches
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
4 personnes
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
Délimiter la zone de stationnement pour vélos
2 personnes
Aménager le point de réparation
2 personnes
Vérification du système de sonorisation au départ
2 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs de parcours
2 personnes
Effectuer le contrôle météo et sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les dossards et les cartes de parcours
3 personnes
Vérifier les vélos et l’équipement de sécurité
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner les consignes de départ
Faire partir les participants par étapes
3 personnes
Envoyer les encadrants de parcours aux postes
4 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Tenir le premier point de repos
3 personnes
Assurer le deuxième point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les incidents
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Apporter un soutien téléphonique aux retardataires
2 personnes
Cocher les participants arrivants
2 personnes
Servir les boissons d’arrivée
3 personnes
Servir les en-cas à l’arrivée
3 personnes
Rendre compte aux encadrants de parcours
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de parcours et les flèches
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le parking à vélos
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d'arrivée
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les panneaux de parcours et le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6
Porte-vélosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Mégaphone
Chronomètresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à airqté 20
Sets de collageqté 12
Chaînes de véloqté 4
Serre-câblesqté 100
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de véloqté 6
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Sangles d'arrimageqté 12
Seaux de lancementqté 8
Cartes d'itinéraireqté 120

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Petits bolsqté 16
Pains de glaceqté 32

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Serviettesqté 12
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le parcours, la distance et les lieux de départ et d’arrivée au moins 4 semaines avant la randonnée. Vérifiez les zones à circulation dense et préparez un itinéraire alternatif avant d’ouvrir les inscriptions.
Prévoyez les points de repos avant d’envoyer les invitations. Confirmez leurs horaires définitifs après la reconnaissance physique du parcours, puis communiquez-les aux participants avec la version numérique de l’itinéraire.
Demandez les besoins alimentaires et les coordonnées des participants lors de l’inscription, puis envoyez les consignes pratiques au plus tard 5 jours avant le départ. Ajoutez les instructions de contrôle du vélo et les numéros à contacter en cas d’urgence.
Testez les pompes, les démonte-pneus et les kits de réparation au moins 3 jours avant l’événement. Répartissez le matériel entre le départ, les points de repos et les bénévoles plutôt que de tout laisser dans une seule caisse.
Surveillez les prévisions météo chaque matin pendant les 3 jours précédant la randonnée. Refroidissez les boissons la veille, préparez les glacières et gardez les batteries externes chargées pour les téléphones utilisés sur le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée à vélo des lacs ?: Prévoyez environ 4 à 6 semaines pour définir l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver les zones de repos et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, les listes de départ et les vérifications de matériel.
Que faut-il prévoir pour les pauses pendant une randonnée à vélo ?: Définissez un point de repos toutes les 60 à 90 minutes, selon la distance et le dénivelé. Préparez-y de l’eau, des boissons fraîches, des gobelets réutilisables, des glacières et un accès rapide à une pompe et à du matériel de réparation.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations complètes 5 à 7 jours avant le départ. Indiquez l’heure et le lieu de rendez-vous, l’itinéraire numérique, les pauses, les consignes de contrôle du vélo et un numéro d’urgence.
Quel matériel de réparation faut-il prendre pour une randonnée à vélo ?: Prévoyez au minimum une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air, des sets de collage et des kits d’outils pour vélo. Répartissez ce matériel entre le départ et les points de repos, puis testez chaque pompe 3 jours avant l’événement.

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