Organiser un rallye moto sans rien laisser au bord de la route

Un rallye moto se prépare d’abord sur papier, puis sur la route. Il faut fixer le lieu et la date, construire un itinéraire testable et vérifier les autorisations, l’assurance ainsi que les points d’étape. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les numéros de départ doivent être finalisés avant l’envoi des consignes aux participants. Cette checklist suit l’ordre utile, jusqu’au balisage du départ, de l’arrivée et du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l’itinéraire et les étapes
3 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Effectuer un trajet d'essai
3 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les changements d’itinéraire
2 personnes
Envoyer le briefing des bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards et les bracelets
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager le point de halte
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Ouvrir officiellement le rallye
Faire partir les participants par étapes
3 personnes
Assurer le suivi des départs
2 personnes
Animer l’escale
3 personnes
Servir les boissons lors de l'étape intermédiaire
2 personnes
Contrôler les panneaux de parcours en cours de route
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Accueillir les participants à leur arrivée
2 personnes
Servir le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prévoir la musique et la clôture
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Vérifier les panneaux d'itinéraire et les rubans
2 personnes
Partager les photos des participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Itinéraire

Flèches de directionqté 45
Bandes de fixationqté 100
Cartes d'itinéraireqté 70
Chemises de parcours imperméablesqté 50

Inscription

Numéros de départqté 70
Braceletsqté 80
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Courses

Courses

Conseils

Effectuez le trajet d’essai plusieurs semaines avant le rallye, à la même période de la journée que l’événement. Notez les portions dangereuses, les travaux et les endroits où les participants peuvent s’arrêter.
Envoyez les informations pratiques après avoir attribué les numéros de départ. Indiquez l’heure de convocation, le point de départ, les étapes, le contact d’urgence et la date limite pour signaler un changement.
Préparez un dossier distinct pour chaque bénévole au moins 48 heures avant le départ. Ajoutez son poste, son horaire, le plan du parcours et les consignes pour les cônes, les flèches et le ruban de balisage.
Ne laissez pas le balisage au matin même sans marge. Installez les panneaux de parcours et les flèches assez tôt pour effectuer un dernier contrôle complet avant l’arrivée des motos.
Refroidissez les boissons et regroupez la vaisselle, les glacières et les sacs-poubelle la veille. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et lampes LED avant de monter les tentes et les tables.

Questions fréquentes

Quand faut-il tester l’itinéraire d’un rallye moto ?: Faites un trajet d’essai plusieurs semaines avant l’événement, puis vérifiez à nouveau les changements de route dans les 48 heures précédentes. Un dernier passage permet de retirer ou déplacer les panneaux si nécessaire.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le briefing au moins 7 jours avant le rallye, une fois les inscriptions et les numéros de départ traités. Transmettez les modifications d’itinéraire dès qu’elles sont confirmées, même le jour précédent.
Quand installer le balisage d’un rallye moto ?: Préparez les panneaux, flèches, cônes et fixations la veille, puis installez-les le matin du rallye avec suffisamment de temps pour contrôler tout le parcours. Gardez une personne disponible pour corriger un panneau déplacé.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Préparez les numéros de départ, bracelets, cartes, presse-papiers et stylos avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez au moins une table d’accueil et un bénévole dédié par tranche d’environ 30 participants.

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