Checklist pour organiser la Promenade du Koningsdag
Une Promenade du Koningsdag se prépare comme une randonnée encadrée, avec un départ, un parcours balisé et un point d’accueil opérationnel. Commencez par fixer l’itinéraire, obtenir l’autorisation de parcours et repérer les risques sur place. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les accompagnateurs doivent ensuite être suivis dans une liste unique. La veille, vérifiez la météo, imprimez les cartes et les participants, puis préparez les boissons, les packs et le matériel à acheminer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Demander l’autorisation de parcours
Inspecter le trajet à l’avance
3 personnes
Noter les risques le long de l'itinéraire
2 personnes
Créer une carte de randonnée
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des accompagnateurs de parcours
2 personnes
Répartir les accompagnateurs de parcours
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes de randonnée
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le point de soins
3 personnes
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
Vérifier les points de repos
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
4 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
Encadrer le parcours
8 personnes
Assurer le point de soins
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Cocher les participants à venir
2 personnes
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes
Annoncer la clôture
Suivi
Récupérer les flèches de parcours
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Bancsqté 4
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Pichets de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Enceintes portablesqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 80
- Panneaux de directionqté 30
- Cônes de signalisationqté 30
- Gilets de sécuritéqté 20
- Cartes de randonnéeqté 100
- Presse-papiersqté 10
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 10
Décoration
- Drapeaux néerlandaisqté 10
- Guirlandes de fanions orangeqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
- Bacs à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Repérez le trajet plusieurs jours avant la promenade et notez chaque zone à risque : traversée, passage étroit, dénivelé ou endroit mal signalé. Prévoyez ensuite un accompagnateur pour chaque secteur qui demande une surveillance.
- Ne vous limitez pas à envoyer les invitations : fixez une date de clôture des inscriptions au moins 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer une liste fiable des participants.
- Préparez les cartes de randonnée et les flèches de direction la veille, puis comptez-les avant le départ. Placez la signalétique à chaque changement de direction et gardez quelques panneaux de rechange à l’accueil.
- Briefez les bénévoles avant l’arrivée du public : chacun doit connaître son poste, le parcours, le point de soins et la procédure en cas de retard ou de participant perdu. Donnez aux accompagnateurs une carte imprimée et un moyen de communication chargé.
- Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant le départ et installez l’accueil avant l’ouverture des inscriptions. Les tentes, tables, chaises, glacières, poubelles et trousses de premiers secours sont souvent oubliées parce qu’elles quittent le lieu de stockage en dernier.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une Promenade du Koningsdag ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, demander l’autorisation, recruter les accompagnateurs et traiter les inscriptions avant la préparation finale.
- Quand faut-il vérifier l’itinéraire de la Promenade du Koningsdag ?
- Faites une première inspection environ 2 semaines avant, puis un dernier contrôle 1 à 2 jours avant. Vérifiez les travaux, les passages dangereux, la signalétique possible et les changements liés à la météo.
- Quand imprimer la liste des participants et les cartes ?
- Imprimez-les la veille, après la clôture des inscriptions. Gardez une copie supplémentaire à l’accueil et quelques cartes pour les accompagnateurs répartis sur le parcours.
- Combien de temps avant faut-il préparer les boissons ?
- Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le départ. Installez les thermos, pichets, gobelets et glacières à l’accueil juste avant l’arrivée des participants pour éviter qu’ils ne restent inutilement dehors.
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