Organiser un tournoi de korfball sans rien oublier

Un tournoi de korfball demande de coordonner les équipes, les arbitres, le terrain et l’accueil au même moment. Cette checklist de 64 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du site jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les inscriptions, le programme des matchs, la restauration et le matériel de jeu. Utilisez-la pour répartir le travail entre bénévoles et éviter les préparatifs de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Réserver la cantine
Définir le format du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les arbitres
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les équipes définitives
Publier le programme des matchs
Gérer les prix et les coupes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer la répartition des équipes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Tracer l'aménagement du terrain
4 personnes
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
Numéroter les terrains
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la cantine
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Inscrire les équipes
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les premiers matchs
8 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Gérer le matériel de compétition
2 personnes
Annoncer les postes de repos
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire le discours de remerciement
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cantine
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Ballons de korfballqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Chronomètresqté 4
Sacs d’équipeqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 8
Couverturesqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Tablette
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Ciseauxqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Numéros de table des équipesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’inviter les équipes : nombre de poules, durée des matchs, temps de pause et heure prévue pour la finale. Le programme dépend directement de ces choix.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les équipes définitives quelques jours avant le tournoi. Prévoyez une liste imprimée des participants pour l’accueil.
Réservez séparément le lieu sportif et la cantine, puis vérifiez les horaires d’accès. Il faut pouvoir entrer assez tôt pour tracer le terrain, installer les poteaux, les tables et les panneaux de score.
Préparez un poste de compétition avec ordinateur portable, tablette, imprimante, rallonges et multiprises. Imprimez les formulaires, la répartition des équipes et le programme avant l’arrivée des joueurs.
Refroidissez les boissons et préparez les encas la veille ou le matin même. Gardez des ballons de rechange, plusieurs chronomètres et des sifflets accessibles près du terrain, plutôt que dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de korfball ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les arbitres, inviter les équipes et organiser les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, publier le programme et vérifier le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations aux équipes ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le tournoi, avec la date limite d’inscription. Relancez les équipes 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi de korfball ?: Pour un tournoi de taille moyenne, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable de la table de compétition, 1 personne pour la restauration et 1 référent par terrain. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand installer le terrain et le matériel ?: Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le premier match. Ce délai permet de tracer l’aménagement du terrain, installer les poteaux, tester les chronomètres et panneaux de score, puis régler la sono et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.