Organiser un stage de basket sans rien oublier

Un stage de basket demande plus qu’un gymnase et quelques ballons. Il faut gérer les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires, les équipes et le déroulement des matchs avant le jour J. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du premier formulaire à l’installation de la table d’inscription. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : matériel manquant, boissons pas encore au frais, feuilles de match ou trousse de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les autorisations
Vérifier les coordonnées
Réserver le gymnase
Commander le catering
Planifier les entraîneurs
Élaborer le programme
2 personnes
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
Informer les participants
Vérification de la météo et de l'accès
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les pâtes et la sauce
3 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Délimiter les terrains de basket
3 personnes
Préparer le matériel de sport
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Briefer les entraîneurs
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
Annoncer les équipes
2 personnes
Animer l'échauffement
4 personnes
Animer un entraînement de basket
5 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Changer le matériel d’entraînement
2 personnes
Encadrer le concours de tir
3 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir des repas sans allergènes
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer le tournoi du soir
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
Assurer la remise des prix
2 personnes
Faire venir les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le gymnase
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ballons de basketqté 15
Chasubles d’entraînementqté 35
Cônesqté 30
Cônes de balisageqté 40
Échelles d’agilityqté 4
Cordes à sauterqté 12
Bandes de résistanceqté 12
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 4
Fiches de matchqté 40
Badges nominatifsqté 40
Cartes de répartition des équipesqté 40
Prixqté 6

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 3
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 45
Assiettes réutilisablesqté 45
Couverts réutilisablesqté 45
Louchesqté 6
Ciseauxqté 3

Cuisine

Grandes marmitesqté 3
Passoiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 6
Couvertures de survieqté 4

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeur de savon pour les mainsqté 2

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour vérifier les coordonnées, recueillir les autorisations et identifier les besoins alimentaires avant de commander le catering. Prévois une date limite claire, idéalement au moins 7 jours avant le stage.
Réserve le gymnase avant de finaliser le programme. Vérifie aussi les horaires d’ouverture, l’accès au bâtiment et les éventuelles contraintes de météo si les participants doivent se déplacer.
Prépare la répartition des équipes et le planning des matchs avant l’arrivée des joueurs. Imprime les cartes d’équipes, les fiches de match et les feuilles de score, puis garde quelques exemplaires vierges sur place.
Contrôle le matériel sportif la veille : ballons, chasubles, cônes, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Un contrôle une heure avant l’accueil laisse trop peu de temps pour remplacer ce qui manque.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prépare séparément les pâtes, la sauce, les fruits et les snacks. Installe les tables, les chaises, les poubelles et la table d’inscription avant l’ouverture du gymnase.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un stage de basket ?: Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, la réservation du gymnase, les entraîneurs et le catering doivent idéalement être confirmés 7 jours avant le stage.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un stage de basket ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les dossiers, vérifier les autorisations, répartir les équipes et adapter les quantités de repas et de boissons.
Quel matériel vérifier la veille d’un stage de basket ?: Vérifie les ballons, chasubles, cônes, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Contrôle aussi les feuilles de match, les badges nominatifs, les stylos et la trousse de premiers secours.
Quand installer la salle le jour du stage ?: Prévois au moins 60 minutes avant l’accueil des participants. Ce temps suffit généralement pour installer les tables et les chaises, délimiter les terrains, préparer le matériel et mettre en place l’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.