Checklist pour organiser quatre jours de marche

Quatre jours de marche demandent une préparation suivie, car les parcours, les départs et les équipes changent rapidement d’un jour à l’autre. Commencez par les autorisations, les itinéraires et le lieu d’accueil, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à vérifier les cartes, la météo, le balisage et le matériel. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à repérer les oublis fréquents avant le premier départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Définir les itinéraires de randonnée
3 personnes
Contacter les responsables des parcours
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Définir les itinéraires d’évacuation
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Imprimer les cartes des participants
2 personnes
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Créer des panneaux de direction
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Inspecter à nouveau l'itinéraire
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Installer le lieu de départ
6 personnes
Installer le site de clôture
6 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer les kits des participants
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Charger les talkies-walkies
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Monter les points de contrôle
6 personnes
Ouvrir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les cartes de départ
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Tenir le checkpoint
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Fermer le parcours
4 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
6 personnes
Ranger le site de la journée
6 personnes
Établir l’itinéraire du jour 2
6 personnes
Ouvrir le point d’accueil du jour deux
3 personnes
Enregistrer les participants du deuxième jour
4 personnes
Tenir le point de parcours du deuxième jour
8 personnes
Assurer le checkpoint du deuxième jour
6 personnes
Distribuer les soins du deuxième jour
4 personnes
Enregistrer l’arrivée du deuxième jour
4 personnes
Ranger l’itinéraire du jour deux
6 personnes
Mettre en place l’itinéraire du jour trois
6 personnes
Ouvrir le point de départ du jour 3
3 personnes
Tenir le point de parcours du troisième jour
8 personnes
Tenir le point de contrôle du jour trois
6 personnes
Distribuer de l'eau le troisième jour
4 personnes
Enregistrer l’arrivée du jour 3
4 personnes
Ranger le parcours du troisième jour
6 personnes
Tracer le parcours final
8 personnes
Ouvrir le comptoir de départ de la finale
3 personnes
Tenir le dernier poste du parcours
10 personnes
Assurer le checkpoint final
8 personnes
Distribuer le ravitaillement de la finale
5 personnes
Vérifier les finissants
5 personnes
Remettre les médailles de fin
5 personnes
Diffuser la musique d’arrivée
Retirer le parcours final
8 personnes

Suivi

Vider le site d'arrivée
8 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Archiver les données de l'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 4
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 20

Équipement

Glacièresqté 10
Talkies-walkiesqté 12
Chargeursqté 12
Téléphones portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Mugs réutilisablesqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Carafes d’eauqté 20

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 400
Cartes des participantsqté 400
Numéros de départqté 400
Rubans de médailleqté 400
Médailles de marcheqté 400
Cônesqté 60
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 180
Panneaux de kilométrageqté 40
Presse-papiersqté 20
Kits de tamponsqté 12
Tampons encreursqté 20
Siffletsqté 20
Gilets réfléchissantsqté 30
Plots de circulationqté 40
Lampes de pocheqté 20
Mètres rubansqté 4
Flèches de parcours de secoursqté 40

Cuisine

Thermosqté 12
Distributeurs d'eauqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Supports pour serviettesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 4
Gants de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives et la réservation du départ et de l’arrivée au moins 8 à 12 semaines avant le premier jour. Les autorisations et les toilettes sont souvent les éléments les plus longs à confirmer.
Finalisez chaque itinéraire au moins 3 semaines à l’avance, puis faites une dernière inspection 48 heures avant. Vérifiez notamment les croisements, les déviations possibles et les itinéraires d’évacuation.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le début afin de préparer les listes de départ, les cartes des participants et les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
Prévoyez un briefing des bénévoles la veille, avec les postes, les horaires et les moyens de contact. Testez les talkies-walkies, les téléphones, les chargeurs et les batteries externes avant leur répartition.
Installez les tables d’inscription, les tentes, les panneaux et le balisage suffisamment tôt le matin. Gardez les cartes, les numéros de départ, les cônes et les kits de tampons dans des bacs séparés par jour pour éviter les mélanges.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser quatre jours de marche ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le premier départ. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les lieux et les toilettes, puis de recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour quatre jours de marche ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement si vous devez imprimer les cartes, préparer les listes de départ et commander les courses. Gardez une procédure séparée pour les inscriptions tardives sur place.
Combien de temps avant faut-il vérifier les parcours ?: Faites une vérification complète environ 3 semaines avant, puis une inspection finale 48 heures avant chaque départ. Après de fortes pluies ou des travaux, contrôlez aussi les passages concernés la veille.
Quand préparer le matériel et installer le départ ?: Rassemblez et contrôlez le matériel la veille, puis installez le départ au moins 2 heures avant l’arrivée des marcheurs. Testez les tables d’inscription, les panneaux, les moyens de communication et l’alimentation électrique avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.