Vacances de soins : la checklist pour tout organiser

Organiser des vacances de soins demande de coordonner les participants, les besoins d’accompagnement et la logistique du séjour. Commence par recenser les inscriptions, les besoins alimentaires, les soins, les transports et les contacts d’urgence. Réserve ensuite le lieu, construis le programme et répartis les accompagnateurs avant de confirmer les informations à chacun. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fournitures, préparer les repas et aménager les espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recenser les besoins en soins
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Recueillir les besoins en transport
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le programme d'activités
3 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Confirmer le transport
2 personnes
Confirmer le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier les fournitures
2 personnes
Rassembler le matériel d’activité
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les indications de route
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Confirmer à nouveau les participants
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Ranger les manteaux et les sacs
2 personnes
Accueil et présentation du programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer l’activité de знакомства
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause de midi
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer l'activité créative
4 personnes
Offrir un accompagnement individuel
4 personnes
Préparer les tables pour le dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
Apporter la vaisselle à la cuisine
3 personnes
Animer l’activité musicale
3 personnes
Servir des collations du soir
2 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes
Accompagner le départ de chaque participant
4 personnes
Vérifier les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier le matériel d’activités
2 personnes
Nettoyer les sols et les toilettes
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets trouvés
2 personnes
Relancer les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Fauteuils loungeqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 45
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Cuillères à caféqté 45

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Matériel de sport

Balles de softballqté 6
Cônesqté 12
Tissu parachute
Set de boccia
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Sets de crayons de couleurqté 6
Carnets de croquisqté 12
Puzzlesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8
Porte-nomsqté 45

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demande les informations de soins, d’alimentation et de transport dès l’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant le départ.
Répartis les accompagnateurs après avoir recensé les besoins individuels, puis envoie à chacun son rôle et les contacts d’urgence au moins 5 jours avant le séjour.
Confirme le programme et le transport 3 jours avant. Indique clairement les horaires, les points de rendez-vous et les indications de route.
Vérifie les fournitures avant les courses : vaisselle, machine à café, bouilloires, thermos, glacières, matériel d’activité et équipement de projection sont faciles à oublier.
Le jour d’arrivée, ouvre le lieu assez tôt pour contrôler les espaces et installer tables, chaises et fauteuils lounge. Prépare aussi les badges nominatifs, les en-cas et les boissons refroidies avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour des vacances de soins ?: Envoie les invitations au moins 6 à 8 semaines avant le séjour afin de laisser le temps de traiter les inscriptions. Fixe une date limite de réponse environ 4 semaines avant le début.
Quand recueillir les besoins en soins et les contacts d’urgence ?: Demande ces informations dès l’inscription, puis vérifie-les une dernière fois 7 jours avant le séjour. Une confirmation récente évite de travailler avec des coordonnées ou des besoins dépassés.
Quand confirmer le transport des participants ?: Confirme le transport au moins 3 jours avant le départ, avec l’horaire, le point de rendez-vous et le nom du contact. Recontacte immédiatement toute personne dont le trajet reste incertain.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer les fournitures et tester le matériel audiovisuel.

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