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Checklist pour organiser un pique-nique à vélo

Un pique-nique à vélo demande plus qu’un panier-repas et un itinéraire. Il faut tester le parcours, connaître le nombre de participants, prévoir les besoins alimentaires et acheminer le matériel jusqu’au lieu du repas. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations à l’installation des tables, des couvertures et des glacières. Elle vous aide aussi à anticiper les crevaisons, la météo et les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du pique-nique

  • Tracer l’itinéraire à vélo

    2 personnes

  • Essayer l’itinéraire à vélo

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les prévisions météo

  • Partager les informations d'itinéraire

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Laver les légumes et les fruits

    2 personnes

  • Préparer le pain et les garnitures

    2 personnes

  • Préparer des portions végétariennes

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Vérifier les vélos et les casques

    2 personnes

  • Vérifier la trousse de réparation vélo

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Installer les tables de pique-nique

    3 personnes

  • Déplier les couvertures de pique-nique

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Délimiter le parking à vélos

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Installer les boissons et les glacières

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Encadrer la sortie à vélo

    4 personnes

  • Assurer le point de pause

    2 personnes

  • Accueillir les participants au retour

    2 personnes

  • Servir les amuse-bouches et les sandwichs

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Collecter les déchets séparément

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Conserver les aliments au frais

  • Fermer le buffet

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    2 personnes

  • Compléter la trousse de réparation de vélo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 50
  • Couvertures de pique-niqueqté 10
  • Glacièresqté 6

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 60
  • Bols réutilisablesqté 50
  • Verres réutilisablesqté 80
  • Tasses à caféqté 40
  • Couvertsqté 60
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Pinces de serviceqté 6
  • Carafesqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Bacs de stockage avec couvercleqté 12

Équipement

  • Enceinte portable
  • Batteries externesqté 3
  • Rallongesqté 2

Matériel de sport

  • Pompes à véloqté 2
  • Kits de réparation véloqté 2
  • Chambres à air de rechangeqté 6
  • Cônes de signalisationqté 10
  • Panneaux de directionqté 12
  • Gilets réfléchissantsqté 8

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 6
  • Panneaux en ardoiseqté 3

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lanternes LEDqté 8
  • Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Seauxqté 3
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
  • Kit de premiers secours

Catering

  • Courses

Conseils

  • Testez l’itinéraire à vélo au moins 7 jours avant le départ, en vérifiant les pentes, les croisements dangereux, les points d’eau et l’accès exact au lieu du pique-nique.
  • Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant. Prévoyez ensuite des portions végétariennes séparées et des bacs fermés pour transporter les aliments.
  • Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes de réception, les couvertures et les nappes doivent être acheminées avant l’arrivée du groupe, pas pendant le départ à vélo.
  • Contrôlez chaque vélo et chaque casque la veille. Emportez au minimum une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange, puis placez des cônes et des panneaux aux endroits difficiles à repérer.
  • Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le départ et préparez le buffet avec des carafes, des pinces de service et des plateaux. Gardez les légumes, les fruits et les garnitures dans des contenants couverts jusqu’au moment du repas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un pique-nique à vélo ?
Commencez environ 3 semaines avant pour réserver le lieu et tracer le parcours. Envoyez les invitations au moins 10 jours avant, puis finalisez les achats et les besoins alimentaires 5 jours avant.
Quand tester l’itinéraire d’un pique-nique à vélo ?
Faites un essai complet 7 à 10 jours avant l’événement, à vélo et dans des conditions proches de celles du jour prévu. Contrôlez aussi l’accès au lieu, le stationnement des vélos et les éventuelles déviations.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique à vélo ?
Prévoyez au minimum 1 litre de boisson par personne pour la sortie et le repas, davantage s’il fait chaud ou si le parcours comporte des montées. Gardez les bouteilles dans plusieurs glacières afin de les transporter et de les servir facilement.
Que prévoir en cas de crevaison pendant le trajet ?
Prenez au moins un kit de réparation, une pompe et deux chambres à air de rechange pour le groupe, en adaptant la quantité au nombre de vélos. Désignez aussi une personne qui connaît l’itinéraire et sait utiliser le matériel avant le départ.

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