Checklist pour organiser une parade à vélo

Une parade à vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques participants. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, coordonner les bénévoles et préparer les points de départ et d’arrivée. Cette checklist regroupe les 72 tâches et les 66 fournitures du plan, des premières réservations au rangement final. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment pour le balisage, les inscriptions, les premiers secours et le matériel vélo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Demander les autorisations
Inspecter le parcours
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la carte du parcours
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le briefing pour les accompagnateurs d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Remplir les sacs de premiers secours
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Nettoyer le lieu final
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Briefer les accompagnateurs d'itinéraire
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Diffuser de la musique d’accueil
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir le défilé
4 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner au milieu du groupe
4 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Tenir le point d'eau
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Gérer la musique
Gérer l’éclairage
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Retirer le ruban de délimitation
4 personnes
Dire au revoir et remercier
2 personnes
Laisser partir les participants
3 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter le matériel de parcours et de signalisation
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 40
Table hauteqté 6
Porte-vélosqté 12
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Flèche de parcoursqté 35
Drapeau de départqté 2
Drapeau d'arrivéeqté 2
Gilet de sécuritéqté 25
Cône de signalisationqté 30
Côneqté 20
Barrière de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 10
Pompe à véloqté 4
Kit de réparation de pneusqté 6
Chambre à air de rechangeqté 12
Éclairage de véloqté 20
Gilet réfléchissantqté 20
Carte d’itinéraireqté 200
Dossardqté 200
Braceletqté 200
Antivol de véloqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Batterie externeqté 8
Trousse de premiers secoursqté 3
Talkie-walkieqté 12
Mégaphoneqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30

Éclairage

Lampe LEDqté 10
Guirlande lumineuseqté 6
Lampe de pocheqté 8

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 250
Tasse à caféqté 80
Assietteqté 200
Couteauqté 150
Fourchetteqté 150
Cuillèreqté 100

Cuisine

Glacièreqté 6
Thermosqté 6
Carafe d’eauqté 8
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bac à glaçonsqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Gourde thermosqté 4
Plateauqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Chiffon de nettoyageqté 20
Balayetteqté 4

Décoration

Ballonqté 100
Guirlande de fanionsqté 8
Drapeau de paradeqté 12
Panneau d’informationqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et la date avant d’envoyer les invitations : les autorisations et les mesures de circulation peuvent demander plusieurs semaines. Faites ensuite une inspection complète du parcours à vélo.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : départ, arrivée, intersections et accompagnement du groupe. Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement et préparez un briefing écrit pour chacun.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la parade afin d’imprimer la liste des participants, de trier les bracelets et les dossards, et de recueillir les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
Vérifiez les vélos et le matériel la veille : pompe, kits de réparation, chambres à air, éclairages et gilets réfléchissants doivent être accessibles, pas rangés au fond d’une tente.
Préparez les boissons et les en-cas le jour même, puis installez les tentes, tables, chaises, panneaux et barrières avant l’arrivée des participants. Gardez une batterie externe et une lampe LED pour les imprévus liés au son ou à l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une parade à vélo ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, demander les autorisations, coordonner la circulation, réserver les lieux et recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une parade à vélo ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, au moins 4 semaines avant la parade. Certaines communes ou autorités peuvent demander des informations complémentaires sur la sécurité et la circulation.
Combien de bénévoles faut-il pour une parade à vélo ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez les bénévoles par intersections, départ, arrivée et accompagnement du groupe. Préparez leur répartition au moins 7 jours à l’avance et prévoyez une personne de remplacement pour les postes essentiels.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Vérifiez le matériel vélo et les équipements de sécurité la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour de la parade, puis installez le départ et l’arrivée suffisamment tôt pour terminer avant l’accueil des participants.

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