Marche sponsorisée : la checklist pour ne rien oublier
Une marche sponsorisée demande plus que le choix d’un parcours. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser le balisage, suivre les inscriptions et préparer l’accueil des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis l’itinéraire jusqu’au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : paiements de dons, besoins alimentaires, boissons au frais et matériel pour les changements de météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire et le lieu de départ
2 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les formulaires de sponsor
Imprimer les cartes d’itinéraire
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Configurer les paiements de dons
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Rendre le lieu propre et accessible
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Événement
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Encadrer la promenade
4 personnes
Tenir le poste de route
3 personnes
Tenir le point d'arrivée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Recevoir les dons et les formulaires
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 30
- Tables hautesqté 3
- Nappesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Téléphone mobileqté 4
- Batteries externesqté 4
- Mégaphone
Éclairage
- Lanternes LEDqté 6
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 30
- Ruban de balisageqté 4
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Sacs à eauqté 4
- Parapluiesqté 6
Décoration
- Ballonsqté 50
- Ruban à ballonsqté 2
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Petits bolsqté 10
- Pincesqté 6
- Éléments de glacièreqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par l’itinéraire et les autorisations : vérifiez le parcours plusieurs semaines avant la marche, puis prévoyez une dernière vérification de sécurité avant l’ouverture des inscriptions.
- Ne limitez pas l’inscription au nombre de participants : demandez aussi les besoins alimentaires et utilisez ces informations pour dimensionner le buffet, les gobelets et les assiettes.
- Préparez le balisage avant le jour J. Les flèches, le ruban de balisage et les gilets réfléchissants doivent être répartis par zone, avec des bénévoles qui savent précisément où les installer.
- Traitez les dons et les paiements avant l’événement, puis testez le téléphone, les batteries externes et les solutions de secours au moins 24 heures à l’avance.
- Gardez une solution pour la météo : consultez les prévisions la veille, prévoyez les parapluies et vérifiez que les tentes, les glacières et les boissons peuvent être installées rapidement.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une marche sponsorisée ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de définir l’itinéraire, demander l’autorisation, réserver le lieu de départ, ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles.
- Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?
- Faites la demande dès que l’itinéraire est défini, au minimum 4 à 6 semaines avant la marche. N’attendez pas d’avoir terminé les invitations pour vérifier que le parcours est autorisé.
- Quand préparer le matériel pour une marche sponsorisée ?
- Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant : tentes, tables, chaises, balises, gilets, mégaphone et rallonges. Gardez le jour précédent pour contrôler les quantités et mettre les boissons au frais.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Répartissez les bénévoles par fonction au moins 7 jours avant : inscription, accueil, balisage, sécurité, buffet et rangement. Prévoyez une personne responsable par zone et faites un briefing de 15 à 20 minutes avant le départ.
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