Marché de printemps : la checklist pour ne rien oublier

Un marché de printemps demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les fournisseurs et l’installation sur place. Commence par réserver l’emplacement et obtenir l’autorisation, puis ouvre les inscriptions et confirme les stands. Dans les derniers jours, vérifie la météo, les livraisons, l’alimentation électrique et la signalétique. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au café, aux boissons fraîches et à l’accueil des visiteurs le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la place du marché
Demander une autorisation
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Confirmer les exposants du marché
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Afficher la promotion
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les numéros de table
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les parts de gâteau
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Préparer la monnaie de caisse
2 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Numéroter les stands du marché
2 personnes
Tracer l’agencement des stands
2 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Décorer les tables de stand
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager la table d’information
2 personnes
Faire le tour du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vendre des boissons
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les commerçants du marché
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la machine à café
Dégager les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Bancsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Lames de coupeqté 4

Équipement

Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Caisse
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Jardinièresqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Nappesqté 20
Draps de standqté 12
Numéros de tableqté 16
Panneaux d’orientationqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Autre

Poteaux de balisageqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 2
Agrafeusesqté 4
Tableaux de présentationqté 2
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’emplacement et demande l’autorisation plusieurs semaines à l’avance : sans ces deux confirmations, évite d’envoyer les invitations ou d’engager les fournisseurs.
Fixe une date limite d’inscription des exposants au moins 10 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, confirmer les réservations et créer le plan des stands.
Vérifie l’alimentation électrique avant de louer ou d’installer les machines à café, bouilloires et enceintes. Prévois les rallonges et multiprises adaptées aux points disponibles sur place.
Deux à trois jours avant l’événement, confirme chaque livraison et consulte les prévisions météo. Cela laisse encore le temps d’ajuster les tentes, le balisage et l’information envoyée aux exposants.
Le matin même, refroidis les boissons, prépare les parts de gâteau et les en-cas, installe le coin café et compte la monnaie de caisse. Place ensuite les numéros de table et les panneaux de direction avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de printemps ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord l’emplacement et demande l’autorisation, puis contacte les fournisseurs et les exposants.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de printemps ?: Fixe la clôture des inscriptions environ 10 jours avant le marché. Confirme ensuite les stands, les besoins alimentaires et les réservations afin de finaliser le plan.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et le café ?: Refroidis les boissons la veille ou le matin même selon la capacité de tes glacières. Installe le coin café juste avant l’ouverture et vérifie les machines, les bouilloires, les tasses et les thermos.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de printemps ?: Contrôle la météo, les livraisons, l’électricité, la liste des courses et la signalétique. Prépare aussi les numéros de table, les panneaux de direction et les informations destinées aux exposants.

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