Organiser la Marche de l’Ascension sans rien oublier
Une Marche de l’Ascension réussie se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des points de départ, de repos et d’arrivée. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour gérer les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et organiser le ravitaillement. Elle couvre aussi les détails souvent reportés au dernier moment : cartes imprimées, flèches visibles, tentes, éclairage et trousse de premiers secours. Suis le plan dans l’ordre pour arriver au jour J avec un itinéraire vérifié et un accueil prêt.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Confirmer le lieu final
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
Composer les kits de démarrage
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Aménager des points de repos
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner les marcheurs
4 personnes
Tenir les points de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les repas diététiques
Rassembler les déchets
2 personnes
Accueillir les marcheurs en retard
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Suivi
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Table d'inscription
- Nappeqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillèresqté 70
- Tasses à caféqté 60
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Pinces et cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Lampes à pilesqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 30
- Panneaux de directionqté 8
- Cônesqté 12
- Presse-papiersqté 4
- Marqueursqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Braceletsqté 60
- Parapluiesqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
- Serviettesqté 6
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Trousse de premiers secours
- Pompe à main
- Point d’eau
- Courses
Conseils
- Repère l’itinéraire plusieurs jours avant la marche et vérifie chaque croisement. Prévois les flèches, panneaux et cônes en fonction des endroits où les participants pourraient hésiter.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser la liste des participants, les besoins alimentaires et les quantités de ravitaillement.
- Prépare les kits de départ, les bracelets et les cartes d’itinéraire la veille. Imprime quelques cartes supplémentaires pour les pertes, les accompagnateurs et les inscriptions de dernière minute.
- Contrôle la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin du départ. Place les parapluies, les tentes et les points de repos selon les conditions annoncées, plutôt que de les laisser au dépôt.
- Commence l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des marcheurs. Les tables, le comptoir d’inscription, les glacières, le café, l’éclairage et la signalétique prennent plus de temps lorsqu’ils sont montés dans un nouvel endroit.
Questions fréquentes
- Quand préparer une Marche de l’Ascension ?
- Commence l’organisation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Vérifie l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée dès le début, puis fixe la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant la marche.
- Combien de temps faut-il pour installer le départ ?
- Prévois environ 2 heures avant l’accueil des participants. Il faut installer les tables, les tentes, les chaises, le comptoir d’inscription, les flèches d’orientation et le matériel de café et de ravitaillement.
- Quand imprimer les cartes de l’itinéraire ?
- Imprime-les la veille, après la dernière vérification du parcours et de la météo. Prévois au moins 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires par rapport au nombre définitif de participants.
- Que faire si la météo change le jour de la marche ?
- Refais une vérification le matin même et adapte les points de repos et l’installation extérieure. Garde les tentes, les parapluies et l’éclairage accessibles jusqu’au départ, au lieu de les ranger à l’avance.
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