Organiser un marché de bandes dessinées : la checklist

Un marché de bandes dessinées demande surtout une bonne coordination entre les vendeurs, l’aménagement de la salle et l’accueil du public. Commence par fixer la date, les horaires et les conditions de participation, puis ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour attribuer les tables sans improviser. Dans les derniers jours, vérifie les accès, les moyens de paiement, le café et le matériel d’affichage. Cette checklist t’aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
Inviter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les tables aux vendeurs
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les stocks de café et de déjeuner
Vérifier les informations de stationnement
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer le plan des tables
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Confirmer les vendeurs par téléphone
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester les machines à café
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier l’accès et les clés
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les tables
3 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les informations du programme
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Faire le tour des tables de vente
2 personnes
Diffuser une musique calme
Assurer l’entrée après la pause
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rembourser la caution du vendeur
Vérifier les factures impayées
Ranger le stock restant
2 personnes
Préparer le site pour la remise
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 24
Chaises pour les visiteursqté 30
Bureau d’accueil
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte Bluetooth
Terminal de paiement

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Affiches de personnages de dessin animéqté 12
Rouleaux de nappesqté 6
Ballonsqté 50
Guirlande de fanionsqté 4
Numéros des standsqté 24
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Porte-affichesqté 8

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier A4qté 500
Ruban adhésifqté 6
Bloc-notesqté 10
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Enveloppesqté 50
Braceletsqté 200
Presse-papiersqté 6
Agrafeusesqté 3
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Pince de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Demande dès le départ le nom du vendeur, ses besoins en table et ses éventuels besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Attribue les tables 10 à 14 jours avant l’événement et envoie à chaque vendeur son numéro de stand. Imprime aussi un plan général pour l’accueil et prévois quelques exemplaires supplémentaires.
Prépare la communication en deux temps : publie les informations pratiques dès que la date est confirmée, puis rappelle les horaires, l’accès et le stationnement environ 7 jours avant. Les visiteurs cherchent surtout ces détails, pas seulement l’affiche.
Réserve la zone de chargement et de déchargement pour l’arrivée des exposants. Vérifie les clés, l’accès à la salle et les panneaux de direction au plus tard la veille, car ces points bloquent rapidement l’installation.
Teste les machines à café, les bouilloires, les rallonges et le terminal de paiement avant l’ouverture. Prévois la monnaie en espèces et installe le bureau d’accueil avec les badges, stylos, marqueurs, papier et liste des vendeurs.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de bandes dessinées ?: Ouvre-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de recueillir les informations des vendeurs, de confirmer les inscriptions et d’établir le plan des tables environ 2 semaines avant l’événement.
Quand attribuer les tables aux vendeurs ?: Attribue les tables 10 à 14 jours avant le marché, une fois les inscriptions vérifiées. Envoie ensuite le numéro du stand et imprime le plan final au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de bandes dessinées ?: Vérifie l’accès à la salle, les clés, la zone de chargement, les panneaux de direction et le matériel électrique. Teste aussi les machines à café et le terminal de paiement, puis rassemble les documents d’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les numéros de stands et l’accueil. Ajoute du temps si la salle est grande ou si les vendeurs doivent décharger beaucoup de caisses.

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