Organiser une marche associative : la checklist complète

Une marche associative se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Il faut valider la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les besoins alimentaires, la répartition des bénévoles et les points de repos. La veille, vérifie la météo, prépare les bracelets, les cartes et le matériel de sécurité. Le jour même, prévois assez de temps pour installer l’accueil, le café, la soupe et la signalisation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les indications d'accès
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Réapprovisionner les points de repos
3 personnes
Préparer le briefing de départ

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Accompagner les marcheurs
4 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Tenir les points de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
3 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Table d’inscription
Nappesqté 6
Tente de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 50
Thermosqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Réchauffeurs de soupeqté 3
Glacièresqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 70
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 12
Braceletsqté 70
Chronomètresqté 3
Sacs à dosqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 6

Décoration

Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours définitif au moins 3 semaines avant la marche et garde un itinéraire alternatif. Vérifie notamment les passages étroits, les traversées de route et l’accès aux points de repos.
Clôture les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi une liste fiable des participants, le nombre de besoins alimentaires et les quantités nécessaires pour la soupe, le pain et les boissons.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de laisser un seul groupe tout gérer. Prévois des personnes distinctes pour l’inscription, les flèches, les ravitaillements et l’arrivée.
Prépare les cartes, bracelets, numéros et panneaux la veille. Le matin, installe la table d’inscription, les flèches et les cônes au moins 60 minutes avant le départ.
Contrôle la météo 48 heures puis 12 heures avant la marche. En cas de pluie ou de faible visibilité, vérifie les tentes, gilets, lampes, couvertures de survie et trousses de premiers secours avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche associative ?: Prévois 4 à 6 semaines pour une marche simple, et davantage si le parcours nécessite des autorisations. Les lieux, le tracé et les bénévoles devraient être confirmés au moins 3 semaines avant la date.
Quand fermer les inscriptions pour une marche associative ?: Ferme-les idéalement 5 à 7 jours avant le départ. Ce délai permet de finaliser la liste, les besoins alimentaires, les bracelets et les quantités de boissons et de soupe.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche associative ?: Pour une petite marche, compte au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 à l’arrivée et 1 par point de repos, puis ajoute des personnes pour la sécurité du parcours. Prévoyez des relèves toutes les 2 à 3 heures si la marche dure toute la journée.
Quand installer la signalisation et le ravitaillement ?: Installe les flèches, panneaux et cônes avant l’arrivée des participants, idéalement 60 à 90 minutes avant le départ. Contrôle ensuite chaque point de repos juste avant le passage du groupe et réapprovisionne-le pendant la marche.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.