Checklist pour organiser une journée d’équipe

Une journée d’équipe réussie se joue surtout dans la préparation : date, programme, lieu, activités et inscriptions doivent être verrouillés dans le bon ordre. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, l’accès au site, le matériel technique et la météo. Le jour même, elle vous aide à répartir l’installation, l’accueil, les boissons et les pauses. Utilisez-la pour suivre les 46 tâches et rassembler les 40 éléments nécessaires sans courir après les fournitures au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les activités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer sur le transport et le stationnement
Envoyer le programme aux participants
Finaliser la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter l’abri
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Réapprovisionner le café et le thé
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Réapprovisionner les accompagnements
2 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter l'abri
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Nappeqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Verres à boireqté 48
Tasses à caféqté 36
Fourchettesqté 36
Couteauxqté 36
Cuillèresqté 36
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 32
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux d’orientationqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 4
Plateaux en aluminiumqté 6
Thermosqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordeqté 2
Ballonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serviettesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis réservez rapidement le lieu et les activités : les créneaux adaptés aux groupes partent souvent en premier.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la journée. Vous aurez encore le temps de finaliser les participants, les besoins alimentaires et les informations de transport.
Envoyez le programme détaillé 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’adresse, le stationnement, les horaires et ce que les participants doivent prévoir. Cela évite les retards dès l’accueil.
Contrôlez la météo 48 heures avant, surtout si une tente, des tables extérieures ou un barbecue sont prévus. Préparez alors l’abri et l’éclairage sans attendre le matin même.
Prévoyez une personne pour l’installation et une autre pour l’accueil. Avant l’arrivée du groupe, les badges doivent être posés, les boissons refroidies, le café prêt et la sonorisation testée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’équipe ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et les activités, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand demander les régimes alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et clôturez la collecte 10 à 14 jours avant la journée. Vérifiez ensuite les réponses avant de faire les courses et de préparer les en-cas.
Quand envoyer le programme d’une journée d’équipe ?: Envoyez la version finale 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, le transport, le stationnement, l’adresse et tout changement de tenue ou d’équipement.
Que vérifier la veille d’une journée d’équipe ?: Vérifiez la météo, la liste finale des participants, l’accès au lieu, le matériel et les branchements électriques. Mettez aussi les boissons au frais et regroupez les fournitures à acheminer sur le site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.