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Checklist pour organiser une funrun sans rien oublier

Une funrun demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, organiser les bénévoles et préparer l’accueil des coureurs dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des premières réservations jusqu’aux dossards, aux données médicales et aux boissons fraîches. Elle t’aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les mesures de circulation, l’assurance ou la répartition des signaleurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu avant le départ

  • Gérer les autorisations et les déclarations

    2 personnes

  • Demander des mesures de circulation

    2 personnes

  • Vérifier l'assurance responsabilité civile

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l’itinéraire

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander les dossards

  • Passer la commande des médailles

  • Répartir les signaleurs

    2 personnes

  • Revérifier l'itinéraire

    2 personnes

  • Rédiger les consignes pour les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste de départ

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Trier les dossards

    3 personnes

  • Préparer les données médicales

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Délimiter le terrain

    4 personnes

  • Installer les tables et les tentes

    6 personnes

  • Installer l’arche de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Suspendre les flèches d’orientation

    4 personnes

  • Installer des barrières de sécurité

    4 personnes

  • Aménager les tables d’inscription

    3 personnes

  • Préparer les dossards

    3 personnes

  • Installer des points d'eau

    4 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    4 personnes

  • Faire le briefing des bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Doter les postes du parcours en personnel

    8 personnes

  • Enregistrer les participants

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    3 personnes

  • Recevoir les bagages

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Accompagner les participants au départ

    3 personnes

  • Donner le coup d’envoi

    2 personnes

  • Surveiller le parcours

    8 personnes

  • Encadrer les points de circulation

    6 personnes

  • Distribuer de l'eau

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Canaliser les finishers

    3 personnes

  • Distribuer les médailles

    3 personnes

  • Rendre les bagages

    2 personnes

  • Enregistrer les résultats

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Informer les participants du suivi

Suivi

  • Démonter les postes du parcours

    6 personnes

  • Retirer les barrières de sécurité

    4 personnes

  • Démonter les tentes et les tables

    6 personnes

  • Débrancher la sonorisation

    2 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    5 personnes

  • Évacuer les déchets

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Envoyer un message de remerciement

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 30
  • Barrières de fouleqté 20
  • Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

  • Arche de départ et d’arrivée
  • Flèches de directionqté 40
  • Ruban de balisageqté 6
  • Cônes de signalisationqté 30
  • Numéros de départqté 150
  • Bracelets de dossardqté 150
  • Médaillesqté 150
  • Chronomètresqté 4
  • Siffletsqté 10
  • Presse-papiersqté 8
  • Stylosqté 30
  • Étiquettes de bagagesqté 150
  • Bacs à bagagesqté 6

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Carafes d’eauqté 12
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 8
  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Louchesqté 8
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 10
  • Panneaux de signalisationqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balaiqté 3
  • Pinces à déchetsqté 3
  • Seauxqté 4
  • Chariot de nettoyage
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par la date et l’itinéraire, puis réserve le lieu avant le départ. Les autorisations, déclarations et mesures de circulation peuvent demander plusieurs semaines : lance ces démarches dès que le parcours est fixé.
  • Ouvre les inscriptions avant de commander les dossards et les médailles. Prévois une date de clôture au moins 7 jours avant la course afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires sans urgence.
  • Répartis les signaleurs après une seconde vérification du parcours. Donne à chaque bénévole un emplacement précis, une consigne écrite et un moyen de communication ; un simple changement de rue peut modifier toute la couverture du parcours.
  • Prépare la zone d’arrivée séparément de la zone de course : arche, tables, chaises, barrières, bacs à bagages et portants doivent être regroupés avant le montage. Trie les dossards dans l’ordre de départ pour éviter une file bloquée le matin de l’événement.
  • Vérifie la météo et envoie les dernières informations aux participants 24 à 48 heures avant la funrun. Refroidis les boissons, prépare les encas et rassemble les batteries, rallonges et multiprises avant l’arrivée des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une funrun ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une funrun ?
Dépose les demandes dès que la date et l’itinéraire sont établis, généralement au moins 6 à 8 semaines avant la course. Les mesures de circulation et les déclarations peuvent nécessiter des échanges supplémentaires avec les autorités.
Combien de bénévoles faut-il pour une funrun ?
Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum un signaleur par point où les participants peuvent hésiter ou croiser la circulation, plus une équipe pour les inscriptions, les bagages et l’arrivée. Finalise la répartition au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoie un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les consignes pratiques 24 à 48 heures avant le départ. Indique l’itinéraire, l’heure d’arrivée, le retrait du dossard, les bagages, la météo prévue et les coordonnées utiles.

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