Organiser une fête d’association sans rien oublier

Une fête d’association demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le programme, le traiteur et le matériel, souvent avec plusieurs personnes. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement de la vaisselle. Vous y trouverez aussi les 57 articles à prévoir, des tentes aux machines à café.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Fixer le budget
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Composer la musique
Choisir les activités de jeu
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Passer la commande traiteur
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver du matériel supplémentaire
Établir le plan du lieu
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre d’invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les desserts
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Imprimer les coordonnées
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Aménager l’espace jeux
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les clés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 11
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Couverts de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Feutresqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de sport

Cartes de bingo ou de quizqté 100
Stylos pour jeuxqté 30
Prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu, le budget et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les fournisseurs et organiser les bénévoles.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre d’invités, les allergies et les quantités du traiteur.
Préparez le plan du lieu au moins 3 jours avant l’événement : tables de buffet, tables hautes, chaises, tentes et circulation doivent être placées avant l’arrivée des invités.
Donnez à chaque bénévole une mission et une heure précise. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les boissons, une pour le buffet et une pour le rangement.
Ne laissez pas les boissons, le matériel loué et les glaçons au dernier moment. Vérifiez les livraisons et récupérez les éléments manquants la veille, puis contrôlez la météo 24 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’association ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer le traiteur et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une fête d’association ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Indiquez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant la fête afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une petite fête, prévoyez au moins 4 rôles distincts : accueil, boissons, buffet et rangement. Ajoutez une personne de coordination dès que plusieurs activités ou fournisseurs sont prévus.
Quand vérifier le matériel d’une fête d’association ?: Faites un premier inventaire 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un contrôle final la veille. Vérifiez notamment les tables, chaises, verres, couverts, carafes, glacières et machines à café.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.