Organiser un Festival de la Pentecôte sans rien oublier

Un Festival de la Pentecôte demande une préparation étalée sur plusieurs semaines : programme, lieu, inscriptions, fournisseurs et bénévoles doivent avancer dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 75 tâches et 62 fournitures, des tentes et tables aux gobelets réutilisables, glacières et enceintes portables. Elle vous aide aussi à traiter les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les repas séparés et les livraisons. Utilisez-la pour suivre l’avancement jusqu’à l’inspection du site le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Conserver le programme musical
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Diffuser le programme définitif
2 personnes
Vérifier le stock de matériel réutilisable
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Imprimer la liste de contacts
Inspecter le site
3 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Aménager le point boissons
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Instruire les employés
2 personnes
Couvrir le buffet
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Vérifier l'éclairage
Assurer le dernier service de boissons
3 personnes
Informer les visiteurs de la fin
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le matériel du buffet
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 150
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Sets de nappesqté 12
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 180
Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Vases de tableqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 180

Matériel de sport

Jeux de Kubbqté 2
Grands jeux de plein airqté 4
Cordes à sauterqté 6
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Rubans de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu en premier, puis vérifiez les autorisations avant de concevoir les invitations. Prévoyez plusieurs jours pour obtenir les confirmations administratives et contractuelles.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Relancez les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins alimentaires au moins 7 jours avant le festival, afin d’emballer les repas concernés séparément.
Confirmez les fournisseurs et les réservations 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les tentes, tables pliantes, chaises, tables de buffet et tables hautes, car leur disponibilité conditionne l’installation du site.
Contrôlez les quantités de vaisselle réutilisable avant les courses : assiettes, bols, gobelets, tasses, verres et couverts doivent couvrir le nombre d’inscrits avec une marge pour les rotations. Refroidissez les boissons la veille et préparez les glaçons dans les bacs prévus.
Le jour précédent, imprimez la liste de contacts, préparez le matériel de premiers secours et vérifiez les prévisions météo. Le jour J, inspectez le site avant de recevoir les livraisons et testez les enceintes portables, les machines à café et les bouilloires avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival de la Pentecôte ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme et vérifiez les autorisations, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour le Festival de la Pentecôte ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou relancez les inscriptions environ 7 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il confirmer les fournisseurs ?: Confirmez les fournisseurs et les réservations 7 à 10 jours avant le festival. Faites une dernière vérification 48 heures avant pour les livraisons, le mobilier, les boissons et le matériel technique.
Que faut-il vérifier la veille du Festival de la Pentecôte ?: La veille, contrôlez le stock réutilisable, faites les courses, refroidissez les boissons et préparez les en-cas. Préparez aussi les repas diététiques séparément, le matériel de premiers secours, la liste de contacts et la décoration.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.