Checklist pour organiser une excursion sans rien oublier

Une excursion réussie se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants et de la logistique. Commence par définir l’itinéraire, sa distance et les éventuelles déviations avant de réserver les lieux de départ et d’arrivée. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être finalisés assez tôt pour préparer les cartes, les dossards et les packs participants. Le jour J, garde du temps pour le balisage, le contrôle des vélos et l’installation du ravitaillement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
Signaler les dangers et les déviations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Obtenir l’éventuel permis de parcours
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Finaliser la liste des participants
Imprimer les cartes du parcours et les infos participants
2 personnes
Vérifier les fichiers du parcours
Préparer les dossards
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos et les vélos de secours
2 personnes
Vérifier le matériel de réparation
Préparer les packs participants
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Aménager le poste de secours
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards et les cartes de parcours
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos au départ
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Lancer la randonnée
3 personnes
Assurer le poste de secours
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les fruits
2 personnes
Aider les cas de panne en route
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Servir la boisson et les amuse-bouches de finisher
3 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
Faire entrer les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les fichiers de parcours et les résultats
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 4
Râteliers à vélosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation mobile
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Rallongesqté 3

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Chaînes de véloqté 2
Lubrifiant pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques pour les accompagnateursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Couvertures de survie pour vélosqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Drapeauxqté 12
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcours tout l’itinéraire en voiture au moins 7 jours avant l’excursion. Note les dangers, les travaux et les déviations, puis vérifie que la version numérique et les cartes imprimées correspondent.
Lance les inscriptions au moins 3 semaines à l’avance et fixe une date limite 5 à 7 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste des participants et les besoins alimentaires.
Vérifie les autorisations, l’assurance et la responsabilité civile avant d’annoncer le parcours. Certaines demandes administratives prennent plusieurs semaines et peuvent modifier le trajet prévu.
Prévois un contrôle des vélos et du matériel de réparation la veille : pompes, chambres à air, démonte-pneus, outils multifonctions, chaînes et lubrifiant doivent être accessibles, pas rangés au fond d’un véhicule.
Installe la zone de départ et d’arrivée au moins 2 heures avant le premier départ. Monte l’inscription, les tables, les chaises, le parking à vélos et le ravitaillement avant de refroidir et distribuer les boissons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une excursion ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve les lieux, vérifie les autorisations et parcours l’itinéraire avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une excursion ?: Envoie-les environ 3 semaines avant le départ. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’excursion afin de préparer les cartes, les dossards et les packs participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le départ ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables, des chaises, du comptoir d’inscription, du parking à vélos et du ravitaillement.
Que faut-il vérifier sur les vélos avant une excursion ?: Contrôle les freins, les pneus, la chaîne et les éclairages la veille. Prépare aussi au moins un jeu de chambres à air de rechange, une pompe, des démonte-pneus et des outils multifonctions pour les réparations en route.

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