Checklist pour organiser une excursion sans rien oublier

Une excursion réussie se prépare dans un ordre précis : itinéraire, autorisations, inscriptions, sécurité, puis installation sur place. Cette checklist rassemble 62 tâches et 57 équipements pour suivre l’organisation du premier repérage jusqu’au départ. Vous trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les numéros d’urgence, le dépannage vélo et le balisage. Servez-vous du plan pour répartir le travail entre organisateurs et bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
2 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier le fichier d’itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Attribuer des tâches aux bénévoles
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Rassembler les numéros d’urgence
Élaborer un plan de dépannage vélo
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Imprimer les panneaux de route et les flèches
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Parcourir l'itinéraire à l'avance
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de départ
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Installer les flèches et les avertissements
3 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Délimiter la zone de stationnement pour vélos
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Animer le départ des groupes
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Accompagner l'arrivée à l'arrivée
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des sandwichs et de la soupe
3 personnes
Réapprovisionner les boissons à l’arrivée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Porte-vélosqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120
Porte-bidonsqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux d’orientationqté 40
Gilets réfléchissantsqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Pompes à véloqté 4
Kit de secoursqté 4
Chambres à airqté 20
Kits d’outils pour véloqté 4
Lampes de vélo de rechangeqté 12

Équipement

Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24
Mugs isothermesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Jerricansqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 4
Bannièresqté 4
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations nécessaires afin de ne pas devoir modifier le parcours après l’envoi des invitations.
Parcourez l’itinéraire à l’avance et prévoyez des espaces de repos clairement identifiés. Notez les passages difficiles, les points sans réseau et les endroits où un dépannage vélo doit pouvoir intervenir rapidement.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et mettez à jour la liste des participants jusqu’à la veille. Sans ce suivi, les quantités de boissons, de repas et de kits de départ sont souvent insuffisantes.
Préparez le balisage avant le jour J : panneaux, flèches, cônes et ruban doivent être imprimés, triés et attribués à une équipe. Contrôlez aussi les batteries, les téléphones et les lampes de rechange avant le départ.
Envoyez les informations finales aux participants au plus tard 48 heures avant l’excursion. Ajoutez l’heure et le lieu de rendez-vous, le fichier d’itinéraire, les consignes de sécurité, les contacts d’urgence et ce qu’il faut apporter.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une excursion ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer l’itinéraire, réserver les lieux, gérer les autorisations et ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations complètes au moins 48 heures avant le départ. Vous pourrez ainsi corriger les dernières prévisions météo et répondre aux questions sur l’itinéraire ou le matériel.
Que prévoir pour le dépannage vélo pendant une excursion ?: Prévoyez au minimum une pompe, des chambres à air et un kit d’outils par équipe de dépannage. Répartissez les équipes avant le départ et indiquez leurs numéros dans la liste des contacts d’urgence.
Quand préparer le balisage d’une excursion ?: Imprimez et triez les panneaux, flèches, cônes et rubans 2 à 3 jours avant l’événement. Le balisage de la zone de départ et de l’itinéraire peut ensuite être installé le matin même, après vérification du parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.