Checklist pour organiser une démonstration de vélo

Une démonstration de vélo demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut sécuriser l’itinéraire, déclarer la manifestation, coordonner les signaleurs et préparer l’accueil des participants. Cette checklist de 46 tâches et 41 équipements suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du départ jusqu’à l’enregistrement sur place. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent oubliés : batteries chargées, chambres à air de rechange, documents protégés et signalisation visible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’itinéraire et le point de départ
2 personnes
Déclarer la manifestation à la mairie
Élaborer le parcours et le détour
2 personnes
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
Recruter des signaleurs routiers
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
Commander les courses
Imprimer la signalisation
2 personnes
Préparer les panneaux de démonstration
3 personnes
Trier les bracelets et les gilets
2 personnes
Charger le matériel audio
Récupérer les courses
2 personnes
Vérifier la trousse de réparation vélo
Installer le lieu de départ
6 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Placer les panneaux de signalisation le long du parcours
4 personnes
Préparer les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les gilets et les bracelets
3 personnes
Vérifier la sécurité des vélos
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Accompagner la démonstration
10 personnes
Sécuriser les croisements
8 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le support technique des vélos
2 personnes
Tenir le point de contact public
2 personnes
Installer l’éclairage le long du site
2 personnes
Enregistrer les incidents

Suivi

Retirer la signalétique
4 personnes
Démonter le matériel
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Rendre le lieu de départ propre
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Chemises imperméables pour documentsqté 30

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Lampes de vélo LEDqté 20

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 24
Barrières de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 4

Décoration

Banderolesqté 6
Panneaux de démonstrationqté 40
Drapeauxqté 20
Bannièresqté 4

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Thermomètresqté 2

Conseils

Déposez la déclaration en mairie dès que la date et le point de départ sont fixés. Gardez ensuite un délai suffisant pour intégrer les éventuelles demandes concernant la circulation ou le parcours.
Réinspectez l’itinéraire peu avant la démonstration, même s’il a déjà été vérifié. Un chantier, une déviation ou une zone de circulation modifiée peut rendre les panneaux et le détour prévus inutilisables.
Prévoyez un briefing précis pour chaque signaleur : emplacement, horaires, moyen de communication et conduite à tenir en cas de participant retardé. Les mégaphones et gilets réfléchissants doivent être distribués avant l’ouverture.
Chargez le système audio, les enceintes portables et les batteries externes la veille. Testez aussi les rallonges sur place et gardez une solution autonome si le branchement électrique n’est pas disponible.
Préparez séparément l’accueil et la réparation : bracelets, formulaires, stylos, pompes, trousses de réparation et chambres à air de rechange. Une table d’inscription couverte et des chemises imperméables évitent de perdre des documents au premier changement de temps.

Questions fréquentes

Quand déclarer une démonstration de vélo à la mairie ?: Faites la déclaration dès que le parcours, le point de départ et la date sont définis. Prévoyez au minimum plusieurs semaines avant l’événement afin de pouvoir modifier l’itinéraire ou les mesures de circulation si la mairie le demande.
Combien de signaleurs faut-il pour une démonstration de vélo ?: Le nombre dépend des carrefours, des traversées et de la longueur du parcours. Comptez au moins une personne par point nécessitant une présence et ajoutez une personne de coordination ; finalisez la répartition après la vérification des risques de circulation.
Que prévoir pour les pannes de vélo pendant l’événement ?: Prévoyez une pompe, au moins une trousse de réparation et des chambres à air de rechange adaptées aux vélos utilisés. Placez ce matériel à un point facilement accessible et vérifiez son contenu le jour précédent.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire au moins 2 à 3 semaines avant la démonstration pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Envoyez les informations pratiques quelques jours avant, puis gardez une liste à jour pour l’enregistrement sur place.

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