Checklist pour organiser un défilé de carnaval

Un défilé de carnaval demande bien plus qu’un parcours et des costumes. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, les points de départ et d’arrivée, puis organiser les inscriptions, la sécurité et les bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing du jour J. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : numéros de départ, panneaux, moyens de communication, boissons fraîches et en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l’itinéraire et le planning
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Définir l’ordre de départ
3 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Planifier le personnel de premiers secours
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing d'itinéraire
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Préparer les barrières et le ruban
3 personnes
Préparer les décorations
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Monter l’aire de départ
6 personnes
Délimiter les zones du public
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les véhicules
3 personnes
Mettre les participants en place
6 personnes
Guider le public vers les tribunes
6 personnes
Vérifier le balisage routier
4 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Encadrer le défilé
12 personnes
Surveiller les intersections routières
8 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer la musique et les annonces
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Encadrer le programme du soir
5 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démanteler la zone de départ
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les dégâts et les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Cônesqté 20
Chariots de transportqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Pieds de haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 40
Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Panneaux de directionqté 25
Numéros de départqté 60
Panneaux indicateursqté 20
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plateaux en aluminiumqté 20

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 30
Mugs isothermesqté 20
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 4
Balais à mainqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Bacs de recyclageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Extincteursqté 4
Sacs pour objets trouvésqté 30

Conseils

Commencez par l’itinéraire, les horaires et les autorisations : prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les accords nécessaires et informer les personnes concernées.
Fermez les inscriptions avant de définir l’ordre de départ. Vous pourrez ainsi attribuer les numéros, vérifier les besoins alimentaires et préparer une liste fiable des participants.
Ne limitez pas la sécurité aux barrières : désignez les agents de circulation, préparez un plan de circulation et donnez aux bénévoles un briefing précis sur le parcours avant le départ.
Testez le son et les communications avant l’arrivée du public. Vérifiez les enceintes, microphones, rallonges, batteries externes et talkies-walkies, puis gardez des piles de rechange et des lampes de poche.
Préparez le ravitaillement assez tôt le jour même : refroidissez les boissons et placez les en-cas dans un point facile d’accès, sans bloquer le départ ni l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de carnaval ?: Prévoyez idéalement plusieurs semaines. Les autorisations, la réservation des lieux, la communication et le recrutement des bénévoles doivent être réglés avant les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un défilé de carnaval ?: Ouvrez-les dès que l’itinéraire, les horaires et les informations pratiques sont confirmés. Fermez le formulaire quelques jours avant le défilé afin de vérifier les participants et de préparer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du public attendu, mais prévoyez une personne à chaque point de circulation et une équipe séparée pour les premiers secours. Faites le briefing de tous les bénévoles au plus tard la veille.
Que faut-il préparer la veille d’un défilé de carnaval ?: Vérifiez le matériel, imprimez les numéros, préparez les panneaux, les barrières, les décorations et les moyens de communication. Vous pouvez aussi regrouper les boissons et les en-cas pour éviter les courses de dernière minute.

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