Checklist pour organiser un défilé d’Halloween

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par l’itinéraire et le lieu d’arrivée, puis vérifiez les autorisations et les déclarations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour les démarches qui dépendent de la circulation ou de l’espace public.
• Répartissez les bénévoles avant le jour J : certains encadrent le départ et l’arrivée, d’autres se placent aux points sensibles du parcours et à l’inscription. Envoyez à chacun son rôle, son horaire et le plan imprimé au moins 7 jours avant le défilé.
• Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours à l’avance afin d’estimer les portions de soupe, de sandwichs et d’en-cas. Pour l’accueil, installez une table d’inscription séparée des tables de buffet pour éviter les files qui bloquent l’arrivée.
• Testez l’éclairage et le son avant la tombée de la nuit : guirlandes LED, lanternes, lampes frontales, enceintes et microphone doivent fonctionner avec les rallonges et multiprises disponibles. Gardez des lampes frontales pour les responsables qui se déplacent pendant le défilé.
• Faites les courses en deux temps : produits non périssables d’abord, produits réfrigérés le plus près possible du jour J. Préparez la soupe et les garnitures selon votre organisation, puis conservez les aliments froids dans des glacières et la soupe dans des marmites ou bacs de maintien au chaud.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé d’Halloween ?

Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir l’itinéraire, de vérifier les autorisations, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.

Combien de bénévoles faut-il pour un défilé d’Halloween ?

Prévoyez au minimum une personne pour l’inscription, une équipe au départ et à l’arrivée, puis des bénévoles aux points sensibles du parcours. Pour un groupe important, ajoutez environ 1 encadrant pour 10 à 15 participants afin de garder le cortège visible et regroupé.

Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?

Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le défilé, puis rappelez l’horaire et le point de départ 24 à 48 heures avant. Indiquez l’itinéraire, l’arrivée, les consignes de sécurité et ce qui est prévu en cas de météo défavorable.

Quelle quantité de soupe et de boissons prévoir après le défilé ?

Comptez environ 30 à 40 cl de soupe par personne et 2 à 3 boissons par personne pour la première heure. Ajoutez une marge de 10 % si les inscriptions ne sont pas définitives ou si le temps s’annonce froid.

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