Checklist pour organiser un défi vélo

Un défi vélo réussi se prépare bien avant l’arrivée des participants. Commence par réserver le lieu de départ, faire valider le parcours et vérifier l’assurance, puis organise les inscriptions et les équipes. La sécurité demande un contrôle du tracé, un balisage visible et des postes clairement attribués. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, du premier repérage jusqu’à la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de départ
Enregistrer le parcours cyclable
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Vérifier l’assurance
Définir l’objectif de participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Signaler les dangers sur le parcours
2 personnes
Déterminer les points de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir le point de repos
Réserver le catering
Prévoir la sonorisation
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Concevoir les dossards
Concevoir les cartes d'orientation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les postes de circulation
2 personnes
Planifier le personnel de premiers secours
Inventorier le matériel
2 personnes
Commander les dossards
Commander la livraison des médailles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
Transmettre les besoins alimentaires
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Collecter les informations médicales
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les dossiers de parcours
3 personnes
Préparer les outils
2 personnes
Prendre une décision en fonction de la météo
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Monter l’espace de repos
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier techniquement les vélos
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Lancer le défi vélo
3 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Approvisionner le point de repos
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Remettre les médailles
2 personnes
Prendre les photos de fin
Annoncer les gagnants
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Démonter le point de repos
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Annuler le permis de parcours
Partager les photos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 40
Table d'inscriptionqté 2
Poubelleqté 6

Matériel de sport

Panneau d’orientationqté 24
Côneqté 20
Barrière de sécuritéqté 8
Arche d'arrivée
Dossardqté 130
Porte-dossardqté 110
Médailleqté 110
Pompe à véloqté 4
Démonte-pneuqté 8
Kit de dépannageqté 6
Chambre à airqté 12
Kit d’outils véloqté 3
Gilet réfléchissantqté 20
Drapeau de circulationqté 10
Carte d’itinéraireqté 130
Porte-blocqté 8
Styloqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Batterie externeqté 6
Téléphone mobileqté 8

Éclairage

Projecteur de chantier LEDqté 4
Guirlande lumineuseqté 4

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 150
Assiette réutilisableqté 130
Fourchette réutilisableqté 130
Couteau réutilisableqté 130
Cuillère réutilisableqté 80
Cuillère de serviceqté 8

Cuisine

Glacièreqté 6
Thermosqté 6
Carafe d’eauqté 8
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plat de serviceqté 12
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2

Nettoyage

Balaiqté 3
Pince à déchetsqté 4
Seauqté 4
Serpillièreqté 3
Éponge de nettoyageqté 12
Gantqté 12
Trousse de premiers secoursqté 3

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fais un premier contrôle du parcours plusieurs semaines avant le défi, puis un dernier passage avant le départ. Note chaque danger et prévois des panneaux, cônes ou barrières aux endroits concernés.
Ne limite pas les bénévoles à l’accueil : répartis-les aussi sur les postes de circulation, le point de repos, l’arrivée et l’assistance. Confirme à chacun son emplacement et son horaire au plus tard la veille.
Prépare l’assistance mécanique à un endroit facilement accessible. Une pompe, des chambres à air, un démonte-pneu et un kit d’outils permettent de traiter rapidement les crevaisons et les petits réglages.
Mets à jour la liste des participants après la clôture des inscriptions et imprime les dossards avec une marge. Prévois aussi des porte-dossards, des stylos et une table d’inscription bien visible dès l’ouverture.
Teste la sonorisation, le micro, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée du public. Charge les téléphones et batteries externes, et garde un moyen de communication disponible pour les responsables du parcours.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation pour un défi vélo ?: Dépose la demande dès que le parcours est défini, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Les délais varient selon les autorités et les routes concernées ; attends leur accord avant de communiquer le tracé comme définitif.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un défi vélo ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévois au minimum une personne par poste de circulation, plus une équipe pour l’inscription, le repos, l’arrivée et l’assistance. Établis la répartition au moins 7 jours avant le départ.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo ?: Prévois au minimum une pompe, plusieurs chambres à air, des démonte-pneus et un kit d’outils vélo. Place le matériel à l’arrivée ou au point de repos, et désigne une personne responsable pendant toute la durée du défi.
Quand faut-il finaliser les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant le défi afin de mettre à jour la liste, transmettre les effectifs au traiteur et préparer les dossards. Garde quelques places ou portions de réserve uniquement si le budget et le service le permettent.

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