Organiser le Cross de la colline sans rien oublier

Un Cross de la colline se prépare d’abord sur le terrain, puis dans les détails logistiques. Commence par fixer l’itinéraire, les distances et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les bénévoles et le balisage doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist t’aide à suivre les étapes jusqu’au dernier contrôle du parcours et du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance et les autorisations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations sur le parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Réserver le catering
Commander les prix et médailles
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Marquer les points de difficulté du parcours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Vérifier à nouveau l’itinéraire
3 personnes
Préparer les dossards par participant
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
Signaler les postes de circulation
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le suivi du temps
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Installer le stand des dossards
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'inscription
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Remplir la zone de départ
4 personnes
Lancer la course
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Gérer le point d’eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier les heures de fin
2 personnes
Établir les résultats
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Informer les visiteurs au départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
Ranger le matériel de circulation
3 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Réexpédier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Barrières de fouleqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 220
Pinces pour dossardsqté 220
Ruban d'arrivéeqté 2
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Blocs de podiumqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Mégaphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètresqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Bidons d'eauqté 8

Décoration

Banderoles de course de côteqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Arche de départ-arrivée

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repère le parcours au moins deux fois : une première fois pour mesurer les distances et signaler les difficultés, puis une dernière fois avant le départ pour vérifier que le balisage est toujours en place.
Ne publie pas seulement une carte : indique aussi les distances, les montées difficiles, les points de ravitaillement et les horaires utiles afin que les participants sachent à quoi s’attendre.
Prévois les bénévoles par poste, notamment pour la circulation et les zones délicates. Donne à chaque équipe un moyen de communication et une consigne précise avant l’arrivée des coureurs.
Fais imprimer les dossards uniquement après une vérification finale de la liste des participants. Garde quelques numéros vierges et des pinces de rechange pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
La veille, rassemble et charge tout le matériel : flèches, bornes kilométriques, barrières, chronomètres, sonorisation, batteries et trousses de premiers secours. Vérifie aussi la météo et adapte le plan si le terrain devient impraticable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un Cross de la colline ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les lieux, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour le Cross de la colline ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant la course, une fois l’itinéraire, les distances et les informations pratiques confirmés. Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour finaliser les dossards et le catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis les bénévoles selon le nombre de postes de circulation, les points difficiles et l’accueil. Prépare la répartition au moins 2 semaines avant, puis confirme chaque présence 3 à 5 jours avant le départ.
Que vérifier la veille du Cross de la colline ?: Contrôle une dernière fois l’itinéraire, la météo, la liste des participants et la liste du matériel. Rassemble aussi les dossards, les moyens de communication, le balisage, les chronomètres et les trousses de premiers secours avant le transport.

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