Checklist pour organiser une course urbaine

Une course urbaine demande plus qu’un parcours et des dossards. Il faut sécuriser les rues, obtenir les autorisations, prévoir les secours et répartir les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist rassemble 76 tâches et 73 fournitures, de la conception du circuit au rassemblement du matériel. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis qui compliquent la dernière semaine, comme les panneaux de déviation, les gilets réfléchissants ou le tri des dossards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
3 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Demander les autorisations
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Vérifier l’assurance
Assurer la présence des secours
2 personnes
Recruter des signaleurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Passer la commande des médailles
Réserver les équipements du lieu
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Concevoir des panneaux de déviation
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Trier les dossards
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
Recharger les talkies-walkies
Imprimer la liste de départ

Événement

Vérifier l'itinéraire
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
5 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Installer les tables d'inscription
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Tester le son et le chronométrage
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Aménager la zone de départ
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Accompagner les participants sur le parcours
6 personnes
Vérifier le suivi du temps
2 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Libérer le parcours
4 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Récupérer le matériel du parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Dégager le terrain
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Enregistrer les objets trouvés
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Flèches de directionqté 80
Marqueurs kilométriquesqté 12
Rubans de départqté 2
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 10
Caisses d’eauqté 25
Gobeletsqté 800
Glacièresqté 8
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Kits de tamponsqté 4
Chronomètresqté 2
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Couvertures de survieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets pour postes de circulationqté 12
Siffletsqté 12
Lampes de pocheqté 12
Ponchos de pluieqté 30
Braceletsqté 250
Sacs de consigneqté 220
Craie de marquageqté 12
Mètres rubansqté 2
Piles de rechangeqté 40

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Plastifieuse
Câbles de rechargeqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Décoration

Arche de départ
Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Nappesqté 10

Conseils

Commencez par mesurer et consigner le parcours, puis fixez les lieux de départ et d’arrivée. Faites une nouvelle inspection du circuit avant le jour J pour repérer les changements, travaux ou points dangereux.
Lancez les demandes d’autorisation et le plan de circulation plusieurs semaines avant la course. Vérifiez aussi l’assurance et confirmez la présence des secours avant de communiquer largement sur les inscriptions.
Ne prévoyez pas uniquement des bénévoles pour les postes fixes : attribuez séparément les signaleurs, les postes de circulation, l’accueil et le ravitaillement. Envoyez la répartition finale au moins 7 jours avant l’événement.
Commandez les dossards, médailles et épingles dès que les inscriptions deviennent fiables. Triez les dossards par numéro ou par vague avant le jour J pour réduire les files à l’accueil.
Préparez l’eau, les gobelets, les glacières et le balisage dans des caisses identifiées. Vérifiez la météo 48 heures avant, puis rassemblez les cônes, barrières, flèches, chronomètres et gilets réfléchissants au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course urbaine ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une course avec rues, autorisations, secours et bénévoles. Commencez encore plus tôt si le plan de circulation doit être validé par plusieurs services.
Quand demander les autorisations pour une course urbaine ?: Déposez les demandes dès que le parcours et la distance sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Le plan de circulation et les mesures de sécurité doivent être prêts en même temps.
Combien de bénévoles faut-il pour une course urbaine ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez une personne à chaque point de circulation ainsi qu’une équipe pour l’accueil, les dossards, le ravitaillement et l’arrivée. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant la course.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes principales 5 à 7 jours avant l’événement : horaires, adresse, accès, retrait du dossard, parcours, circulation et matériel à prévoir. Renvoyez un rappel la veille si la météo ou l’organisation de l’arrivée change.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.