Checklist pour organiser un course par étapes

Un course par étapes demande une coordination précise entre le parcours, les autorisations, la sécurité et l’accueil des participants. Commence par fixer les dates et le tracé, puis réserve les services qui conditionnent toute l’organisation : circulation, secours, départ, arrivée et chronométrage. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles se gèrent ensuite avec des échéances claires. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 63 éléments à prévoir pour avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
3 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Réserver un soutien médical
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Réserver le chronométrage
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Confirmer les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Commander les panneaux de déviation
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des agents de circulation
2 personnes
Préparer la décoration d’arrivée
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Vérifier les vélos et le transport
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Balisage du parcours
8 personnes
Balisage des points de circulation
8 personnes
Mettre en place la zone de départ
5 personnes
Monter la zone d'arrivée
5 personnes
Installer la table d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Donner le briefing de course
2 personnes
Sécuriser la zone de départ
4 personnes
Donner le signal de départ
3 personnes
Assurer la radio de course
3 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Tenir le point de ravitaillement
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les passages
3 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Sécuriser la zone d’arrivée
4 personnes
Coordonner l'assistance médicale
2 personnes
Enregistrer les désistements
2 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
8 personnes
Rassembler le matériel de circulation
6 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Démonter le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Retourner les matériels
3 personnes
Inventorier les restes
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8
Supports à vélosqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 14
Casques pour talkie-walkiesqté 10
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupes électrogènesqté 2

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 12
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Caisses de bidonsqté 8
Gilets de courseqté 20
Drapeauxqté 16
Arche de départ
Arche d'arrivée
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Sacs à dosqté 10
Couvertures thermiquesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Bouilloiresqté 3
Filtres à caféqté 100

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Bannièresqté 12
Rubansqté 20
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gantsqté 30
Chiffons microfibresqté 30
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours et demande les autorisations le plus tôt possible : le plan de circulation, les agents et les panneaux de déviation en dépendent directement.
Prévois un responsable pour chaque zone et établis la répartition des bénévoles avant l’envoi des informations participants. Pour 10 postes, indique un horaire d’arrivée, une mission et un contact.
Ne limite pas la sécurité au jour de la course : réserve le soutien médical, prépare le briefing des agents et effectue un contrôle complet du parcours avant l’impression des cartes et des flèches.
Traite les inscriptions en deux temps : attribue les numéros de départ après la clôture, puis envoie les consignes avec horaires, itinéraire, retrait des dossards et besoins alimentaires signalés.
Teste le chronométrage, la sonorisation et les talkies-walkies avant l’installation. Charge les tablettes et les radios, vérifie les rallonges et prévois une solution d’alimentation pour le départ et l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un course par étapes ?: Commence au moins 6 mois avant la première étape pour fixer le parcours, demander les autorisations et réserver le lieu, les secours et le chronométrage. Garde les 2 dernières semaines pour le contrôle opérationnel et les confirmations.
Combien de bénévoles faut-il pour un course par étapes ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais compte au minimum une personne par poste de circulation, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée et le ravitaillement. Établis la répartition définitive 2 à 3 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis les informations pratiques finales 7 à 10 jours avant le départ. Rappelle les horaires, les numéros de départ, le règlement et les éventuelles consignes alimentaires.
Quel matériel prévoir pour le chronométrage d’une course par étapes ?: Prévois les tapis de chronométrage, les ordinateurs ou tablettes, les chargeurs et une solution de secours pour l’alimentation. Effectue un test complet au moins 24 heures avant la première étape et vérifie le fonctionnement sur place.

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