Checklist pour organiser une course en forêt

Une course en forêt demande plus qu’un itinéraire et une ligne de départ. Il faut vérifier les autorisations, prévenir la gestion du bois, sécuriser les croisements et préparer l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile : fixer le parcours et la date, ouvrir les inscriptions, organiser les bénévoles, puis installer le départ, les points de repos et l’arrivée. Elle vous aide aussi à ne pas attendre le dernier jour pour contrôler la météo, les numéros de course et le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Informer la gestion forestière
Réserver le lieu de départ
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Parcourir l’itinéraire en entier
3 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Vérifier les carrefours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants

Événement

Délimiter la zone de départ
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la zone d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Réapprovisionner les points de repos
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner les consignes de départ
Faire démarrer les participants
3 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter la zone de départ
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 16
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 30
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobeletsqté 200
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Arche de départ
Bannièresqté 4
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire en entier avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les croisements, les points de repos et les endroits où placer les flèches de parcours et les panneaux kilométriques.
Vérifiez les autorisations dès que la date et le parcours sont choisis. Contactez ensuite la gestion du bois et réservez le lieu de départ avant d’envoyer les invitations.
Fermez la liste des participants assez tôt pour préparer les numéros de course, les épingles et les informations pratiques. Utilisez la liste finale pour répartir les bénévoles par poste et par horaire.
Ne concentrez pas les achats sur la veille : prévoyez les boissons, les gobelets, les thermos, les tables et les poubelles avant l’installation. Séparez le matériel du départ, des points de repos et de l’arrivée pour accélérer le montage.
Consultez les prévisions météorologiques avant d’envoyer les dernières informations. Montez les tentes, les tables, le comptoir d’inscription et la zone d’arrivée assez tôt pour tester aussi les câbles, les haut-parleurs et le micro.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course en forêt ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la course. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, d’informer la gestion du bois, de réserver le départ, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Que faut-il vérifier sur le parcours d’une course en forêt ?: Parcourez les 100 % de l’itinéraire avant sa publication. Contrôlez les croisements, l’état du sol, les points de repos, les emplacements des flèches et les kilomètres indiqués sur les panneaux.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations finales 3 à 5 jours avant la course. Indiquez l’heure de rendez-vous, le lieu de départ, le parcours, les consignes de sécurité et les éventuelles recommandations liées à la météo.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le départ et l’arrivée ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer l’inscription, baliser la zone de départ et préparer l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.