Organiser une Course des vétérans sans rien oublier

Une Course des vétérans demande une préparation précise, car le parcours, la circulation et l’accueil des participants doivent être coordonnés le même jour. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis avance vers les autorisations, les secours, les bénévoles et les inscriptions. Les dernières vérifications concernent les dossards, les médailles, la météo, la signalisation et les kits de départ. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 66 éléments à prévoir dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Réserver l'équipe de premiers secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les dossards
Envoyer un rappel aux participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et médailles
Imprimer le plan d’accès
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations
Imprimer le déroulé
Trier les dossards
3 personnes
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer les panneaux de parcours
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tracer l’itinéraire
8 personnes
Installer le matériel de signalisation routière
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
3 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Organiser le moment photo
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Servir le repas
5 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Nappeqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Rubans d’arrivéeqté 250
Gobelets réutilisablesqté 300
Caisses d’eauqté 12
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Arche de départ et d’arrivée
Médaillesqté 250
Trophéesqté 6
Banderoles de sponsoringqté 8
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 12
Cônesqté 30

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Lampes de pocheqté 10
Talkies-walkiesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Mugs réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 250
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Conteneurs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Spray désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 20
Couvertures de survieqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations et les déclarations avant de confirmer définitivement le parcours : le plan de circulation et les agents nécessaires en dépendent.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster les dossards, les bracelets, les gobelets et les caisses d’eau au nombre réel de participants.
Prévois une équipe de premiers secours et répartis les bénévoles par zone : départ, arrivée, carrefours, ravitaillement et remise des récompenses.
Imprime le plan d’accès, le déroulé et les panneaux de parcours avant le jour J. Prépare aussi les flèches, les cônes et les barrières pour que le balisage puisse être installé rapidement.
Vérifie la météo, les réservations, les médailles et les prix dans les derniers jours. Trie les dossards et compose les kits de démarrage avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Course des vétérans ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la course. Les autorisations, la réservation des secours, les agents de circulation, les bénévoles et le matériel peuvent demander plusieurs semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour une Course des vétérans ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévois une personne par point à surveiller, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Finalise la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Commande-les dès que les inscriptions sont suffisamment avancées, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Garde ensuite quelques dossards et médailles supplémentaires pour les corrections ou les inscriptions tardives.
Que vérifier la veille d’une Course des vétérans ?: Vérifie la météo, les réservations, la sonorisation, les rallonges, les panneaux, les barrières et les kits de départ. Trie les dossards et prépare le déroulé afin que l’installation du matin ne repose pas sur une seule personne.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.